5 Tips Membuat Prosedur Efektif sesuai ISO 9001

posted in: Article | 0

5 Tips Membuat Prosedur Efektif Sesuai ISO 9001

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 mensyaratkan organisasi untuk membuat beragam prosedur untuk mencegah ketidaksesuaian dan untuk menjamin bahwa pekerjaan dan proses tertentu telah dilakukan dengan benar.

Berikut adalah 5 Tips dalam membuat Prosedur yang efektif sesuai dengan ISO 9001:

  1. Mengidentifikasi apa saja jenis prosedur atau dokumen yang perlu dikembangkan.
    SMM ISO 9001 memiliki beragam dokumen penting dan masing-masing jenis prosedur atau dokumen memiliki peran dan tujuan tertentu.Beberapa dokumen yang paling umum digunakan dalam ISO 9001 adalah:

    • Manual: Mendefinisikan aspek-aspek umum dari Manajemen bisnis (Manajemen Manual Mutu).
    • Prosedur Operasi: menjelaskan bagaimana suatu kegiatan atau proses terungkap. Biasa ini merupakan dokumen yang paling umum.
    • Catatan teknis dan petunjuk: lebih menjelaskan tentang isi dari suatu kegiatan. Mereka terutama difokuskan pada kerja lapangan.
    • Pedoman: ini mirip dengan prosedur dan catatan teknis, tetapi tidak mengikat.
  2. Ketahui secara detail tentang struktur prosedur atau dokumen.
    Organisasi perlu mendefinisikan struktur dan cara standar untuk menulis prosedur yang efektif untuk menjamin bahwa prosedur tersebut ditulis dengan cara yang konsisten. Hal tersebut akan memfasilitasi proses pengumpulan informasi penting yang diperlukan untuk menulis sebuah prosedur yang efektif.
    Struktur dapat bervariasi dari organisasi ke organisasi;Namun, struktur yang paling umum digunakan banyak organisasi tersedia di bawah ini:

    • Halaman Pembuka: halaman pertama dari prosedur biasanya mencakup judul, kode, tanggal penulisan, nomor versi (atau revisi), daftar isi, jumlah halaman, nama dan tanda tangan dari orang-orang yang telah menyiapkan dan menyetujui.
    • Tujuan dan Lingkup: Menjelaskan ringkasan dari tujuan dan isi dari prosedur.
    • Referensi: dokumen yang telah mempengaruhi perkembangan prosedur yang tercantum.
    • Definisi: kata-kata teknis yang digunakan dalam isi prosedur.
    • Tanggung Jawab: daftar individu atau departemen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan yang dijelaskan dalam prosedur.
    • Deskripsi: menjelaskan secara rinci kegiatan yang dilakukan.
    • Lampiran: segala sesuatu yang dianggap penting tapi yang mengambil ruang terlalu banyak untuk memasukkannya ke dalam bagian deskripsi (tabel, gambar, diagram).
  3. Tinjau dokumen dengan orang-orang yang akan menggunakannya.
    Agar prosedur atau dokumen apapun menjadi efektif, prosedur tersebut harus dipahami oleh orang-orang yang pada akhirnya akan menggunakannya. Itulah mengapa penting bagi orang-orang ini untuk meninjau dokumen pada berbagai tahap perkembangannya. Prosedur yang efektif harus ditinjau langsung oleh orang-orang yang akan paling sering menggunakannya.
  4. Pertimbangkan pandangan dan perspektif dari beragam orang.
    Prosedur tidak harus dikembangkan dengan pandangan atau informasi dari satu orang. Kebanyakan proses atau kegiatan yang perlu dokumen bisa menjadi kompleks dan memiliki perspektif yang berbeda dapat memperkaya prosedur.
  5. Buatlah sederhana.
    Prosedur seharusnya tidak sulit untuk dibaca. Sebaliknya, mereka harus jelas dan ringkas. Kalimat-kalimat harus sesingkat mungkin untuk memastikan bahwa prosedur tersebut komprehensif dan mudah dibaca. Jika prosedur tidak pernah dibaca atau dipahami oleh audiens yang dituju, prosedur tersebut tidak mungkin untuk melayani sebagai alat yang efektif dalam proses apapun. Prosedur yang efektif harus dapat dibaca oleh semua orang yang terlibat dalam proses.

Jika anda berminat untuk mengetahui apasaja checklist Dokumen/Prosedur wajib ISO 9001:2015, silakan hubungi kami via webchat atau forum. Untuk informasi terkait training ISO 9001 dan sejenis, silakan klik laman berikut.

Demikian informasi dari kami, semoga bermanfaat.

Leave a Reply