Dalam membangun Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berbasis ISO 37001:2016 terdapat 6 Prinsip Dasar yang harus diperhatikan. 6 prinsip dasar ini dapat dipahami melalui pengertian yang mendalam dari persyaratan yang terdapat dalam ISO 37001:2016 itu sendiri. 6 Prinsip Dasar tersebut di antaranya adalah:
- Komitmen Manajemen Puncak
Peran dan Komitmen Manajemen Puncak terhadap penerapan SMAP ISO 37001:2016 merupakan kunci keberhasilan utama. Manajemen Puncak harus mendemonstrasikan komitmen tersebut dan memastikan seluruh lapisan organisasi memahami tujuan dan sasaran dari SMAP yang hendak dicapai organisasi. Peran dan komitmen ini dapat berupa menetapkan kebijakan, menjadi dewan pengawas, melakukan tinjauan kinerja SMAP, mengambil Tindakan yang sesuai terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam penerapan SMAP dan lain sebagainya.
- Identifikasi dan Analisis Risiko Penyuapan
Organisasi harus melakukan identifikasi dan analisis risiko penyuapan untuk dapat mengetahui potensi-potensi risiko penyuapan yang mungkin dapat terjadi di proses bisnis organisasi. Dari hasil identifikasi dan analisis tersebut, selanjutnya dilakukan tindakan mitigasi terhadap risiko penyuapan tersebut, dan tindakan mitigasi tersebut selalu dikendalikan dan dimonitor, serta dievaluasi kesesuaian dan efektifitasnya dengan kondisi terkini.
- Uji Kelayakan (Due Diligence)
Salah satu persyaratan wajib diterapkan oleh organisasi yang menerapkan SMAP ISO 37001:2016 adalah uji kelayakan (due diligence). Organisasi harus memiliki mekanisme dalam melakukan Uji Kelayakan tersebut.
Uji Kelayakan adalah suatu proses pengumpulan data untuk mengetahui track record dari pihak terkait yang akan bekerja sama dengan organisasi atau menjadi bagian dari organisasi. Pihak-pihak terkait tersebut antara lain calon karyawan, calon pemasok/kontraktor, calon pelanggan, dan lainnya. Uji kelayakan juga dilakukan terhadap personel-personel yang akan menempati posisi-posisi atau fungsi dimana setiap keputusan posisi/fungsi tersebut memiliki nilai risiko di atas batas rendah penilaian risiko. Posisi/fungsi tersebut antara lain seperti Level Manajemen, Fungsi Pemasaran, Fungsi Pengadaan, Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP), dan Tim Whistle Blowing System (WBS) dan lainnya.
- Informasi Terdokumentasi yang Memadai
Setiap organisasi yang akan menerapkan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berbasis ISO 37001:2016 dipersyaratkan untuk menetapkan kebijakan dan informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh standar tersebut, peraturan perundangan dan yang dibutuhkan oleh organisasi. Dokumen tersebut harus dapat membantu organisasi dalam mengendalikan risiko penyuapan atau gratifikasi yang akan mungkin terjadi dalam proses bisnis organisasi.
- Komunikasi
Seluruh kebijakan dan peraturan terkait penerapan SMAP ini harus dikomunikasikan dan disosialisasikan kepada pihak-pihak yang terkait dengan organisasi baik pihak internal maupun pihak eksternal. Organisasi harus menerapkan mekanisme komunikasi ini, antara lain dapat melalui pelatihan, sosialisasi melalui media sosial, website, poster, spanduk, banner, email dan sebagainya.
- Monitoring dan Evaluasi
Penerapan SMAP ISO 37001:2016 harus mampu dipelihara dan dikendalikan agar senantiasa berjalan efektif. Untuk itu perlu dilakukan monitoring dan evaluasi terhadap penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) ISO 37001:2016 secara berkala. Manajemen puncak memiliki kewajiban untuk memastikan proses monitoring dan evaluasi ini selalu dijalankan.
Hasil dari proses monitoring dan evaluasi ini dapat berupa rekomendasi perbaikan maupun perubahan dan peningkatan sistem yang saat ini diterapkan. Penyesuaian tersebut penting dilakukan untuk memastikan bahwa organisasi selalu adaptif dengan isu internal dan isu eksternal yang senantiasa berubah dan berkembang.
Dengan memperhatikan 6 Prinsip Dasar Penerapan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berbasis ISO 37001:2016 ini, diharapkan organisasi senantiasa meningkapkan kinerjanya dalam menciptakan lingkungan kerja yang bersih dan bebas dari praktik-praktik korupsi, penyuapan dan gratifikasi yang merugikan organisasi atau bahkan negara.
Salam Improvement
Leave a Reply