Kepemimpinan dan Komitmen dalam ISO 9001: 2015

posted in: Article | 0


Klausul 5 pada ISO 9001:2015 mensyaratkan manajemen puncak menunjukkan bahwa pihaknya secara aktif terlibat dalam dan melakukan kegiatan kunci pada sistem manajemen mutu. Tidak cukup lagi bagi manajemen puncak hanya sekadar memastikan bahwa kegiatan QMS terlaksana. Manajemen puncak harus terlibat aktif dalam pengoperasian QMS. Dan prinsip mutu harus tertanam dalam operasi bisnis rutin, bukan dalam kegiatan yang terpisah dan diskrit. Pendekatan ini diperkuat oleh “matinya” peran perwakilan manajemen dalam standar atau yang sering dikenal dengan sebutan Management Representative (MR).

Jadi, kepada siapa kita mengacu ketika kita menggunakan istilah ‘manajemen puncak’ ? Lampiran SL memberi kita definisi berikut:

“Orang atau sekelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi.”

Kalimat ini tidak mengacu pada perwakilan manajemen (MR) dan tidak mengacu pada manajer mutu. Penjelasan ini berarti orang yang berada di tingkat tertinggi di organisasi. Perlu dicatat bahwa jika ruang lingkup QMS hanya mencakup sebagian dari organisasi, maka ‘manajemen puncak’ mengacu pada bagian tertinggi dari bagian itu saja.

Sebagai contoh perusahaan dengan kantor pusat di Manchester dan pabrik manufaktur di Cumbria, Lancashire, dan Yorkshire. Jika ruang lingkup QMS mencakup seluruh perusahaan (kantor pusat, manufaktur dan lain-lain) maka ‘manajemen puncak’ mengacu pada CEO perusahaan itu.

Jika ruang lingkup QMS hanya mencakup fungsi manufaktur, maka ‘manajemen puncak’ merujuk pada siapa saja yang berada pada level tertinggi dari manufaktur di organisasi itu, misalnya direktur manufaktur atau yang serupa.

Jika QMS hanya mencakup pabrik Yorkshire maka ‘manajemen puncak’ adalah direktur pengelola situs tersebut (Yorkshire). Standar yang direvisi mengidentifikasi aspek-aspek spesifik dari SMM di mana manajemen puncak diharapkan untuk menunjukkan kepemimpinan dan komitmen. Ini termasuk sejumlah aktivitas yang harus dipastikan terlaksana oleh manajemen puncak, seperti:

  • Pembentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu yang kompatibel dengan konteks dan arah strategis organisasi
  • Integrasi QMS ke dalam proses bisnis organisasi
  • Ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk SMM dan bahwa QMS mencapai apa yang dimaksud untuk dicapai.

Ini semua adalah kegiatan yang harus dipastikan oleh manajemen puncak, tetapi mereka tidak harus melakukannya sendiri. Kegiatan berikut lebih penting lagi, manajemen puncak tidak dapat mendelegasikan atau menugaskannya pada orang lain, tetapi harus melakukannya sendiri:

  • Mengambil akuntabilitas untuk QMS
  • Mempromosikan penggunaan pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko
  • Mengkomunikasikan pentingnya QMS yang efektif dan sesuai dengan persyaratan SMM
  • Melibatkan, mengarahkan dan mendukung orang untuk berkontribusi pada efektivitas SMM
  • Mempromosikan perbaikan
  • Mendukung peran manajemen lainnya dalam menunjukkan kepemimpinan mereka.

Para pemimpin bisnis akan menghadapi pengawasan

Tidak hanya manajemen puncak harus melakukan kegiatan ini, mereka akan diaudit dan harus memberikan bukti bahwa mereka telah melakukannya. Para pemimpin bisnis akan menghadapi pengawasan dari dalam organisasinya sendiri melalui audit internal, serta dari auditor pihak kedua dan ketiga.

Untuk beberapa organisasi dan budaya perusahaan, hal ini akan membutuhkan perubahan pola pikir yang signifikan. Bagi auditor internal, prospek untuk memeriksa komitmen ‘manajemen puncak’ mereka terhadap QMS bisa menjadi tugas yang menakutkan. Auditor harus melakukan pendekatan  dengan kebijaksanaan dan diplomasi. Lebih penting lagi, auditor harus “berbicara bisnis”. Mereka harus mendeskripsikan aktivitas dan niat mereka dalam hal yang akan dimengerti oleh bos mereka.Mengadopsi QMS selalu menjadi keputusan strategis, banyak pemimpin bisnis tidak akan terbiasa dengan bahasa dan teori ISO 9001.

Beberapa mungkin mengutuk bahwa CEO tidak akan pernah tunduk pada proses audit dan bahwa mereka tidak punya waktu untuk terlibat dalam operasi sehari-hari QMS. Tapi jika mereka ingin mempertahankan sertifikasi, maka itulah yang mereka harus lakukan.

Tantangannya sangat jelas. Tapi begitu juga peluangnya. Para profesional yang berkualitas memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mendapatkan dukungan manajemen puncak. Walaupun semua peran perwakilan manajemen (MR) tidak lagi merupakan persyaratan standar, tapi karena MR adalah fungsi yang berguna untuk organisasi maka peran ini sebaiknya dipertahankan. Bahkan dapat dikatakan bahwa perwakilan manajemen memiliki peran dan tanggung jawab yang lebih besar sekarang dalam mempersiapkan organisasi dan manajemen puncak untuk transisi sambil mempertahankan integritas QMS yang ada.

Sumber : https://www.quality.org/knowledge/%E2%80%8Bleadership-and-commitment-iso-90012015

Leave a Reply