KONTEKS ORGANISASI SEBAGAI ALAT ADAPTASI TANTANGAN DAN PERUBAHAN

posted in: Article | 0

 

Bagi rekan-rekan yang telah menerapkan Sistem Manajemen terbaru yang telah menganut High Level Structure, seperti ISO 9001:2015, ISO 14001:2015. ISO 45001:2018, ISO 37001:2016 dan sebagainya, Organisasi diminta untuk memiliki Pemahaman Organisasi dan konteksnya, hal ini tertuang pada klausul 4.1 di persyaratan sistem manajemen tersebut.  Begitu pentinga persyaratan ini karena Pemahaman konteks ini menunjukan bukt suatu organisasi sudah mempertimbangkan external & internal issue dalam sebagai bagian dalam mengidentifikasi resiko dan peluang dalam perencanaan penerapan sistem manajemennya. Maksud dari klausul ini adalah untuk mengidentifikasi hal-hal yang perlu diperhatikan yang berasal eksternal maupun internal yang relevan dengan tujuan dan arahan strategis organisasi dan serta dapat memberi pengaruh positif maupun negative terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai hasil yang diharapkan dari penerapan sistem manajemennya.

Organisasi harus menyadari bahwa issue eksternal dan internal dapat berubah setiap saat, untuk itu harus selalu dipantau, ditinjau ulang dan dimutakhirkan. Suatu organisasi dapat melakukan tinjauan konteksnya pada interval waktu yang direncanakan dan melalui kegiatan seperti tinjauan manajemen.

Issue eksternal dan internal dapat ditemukan dari banyak sumber, seperti melalui :

  • Media Informasi cetak maupun digital nasinal dan internasional
  • Pembahasan pertemuan internal yangh terdokumentasi
  • publikasi dari kantor departemen pemerintahan dan lembaga negara lainnya
  • publikasi dari kantor pusat (Head Quarter)
  • dan sumber informasi lainnya

Issue eksternal dan internal yang relevan dengan konteks organisasi ini setidaknya dapat mencakup hal-hal berikut

  1. Issue Eksternal
  • Issueekonomi Makro dan Mikro seperti kebijakan finansial nasional atau internasional, nilai tukar mata uang dan harga saham, situasi pertumbuhan ekonomi, perkiraan inflasi, ketersediaan kredit, issue moneter;
  • Issuesosial seperti perubahan budaya dan perilaku masyarakat. tingkat pengangguran lokal, tingkat pendidikan, local wisdom;
  • Issuepolitik seperti stabilitas politik, keamanan nasional, perdagangan internasional, perubahan peta politik dunia;
  • Issueteknologi seperti perkembangan teknologi, material dan peralatan sektor baru, migrasi digitalisasi;
  • IssueKompetisi seperti persaingan pasar, termasuk pangsa pasar organisasi, produk atau layanan serupa, tren pemimpin pasar, tren pertumbuhan pelanggan, stabilitas pasar, hubungan rantai pasokan, market share;

 

  1. IssueInternal
  • IssueInfrastruktur, seperti kualitas infrastruktur yang dimiliki organisasi, kehandalan dan kinerja infrastruktur
  • Issuesumber daya manusia seperti kompetensi perilaku dan budaya, hubungan dengan serikat pekerja;
  • Issueoperasional seperti kapabilitas proses produksi atau layanan, kinerja sistem manajemen, pemantauan kepuasan pelanggan dan pemangku kepentingan;
  • Issuetata kelola (governance), seperti peraturan dan prosedur pengambilan keputusan atau struktur organisasi, code of conduct, kode etik, kebijakan dan komitmen.

Beberapa Organisasi menuangkan identifikasi issue internal dan eksternal ini dalam bentuk format SWOT atau PESTLE Analysis.

Issue internal dan eksternal ini kemudian akan menjadi bahan masukan dalam perencanaan pengendalian risiko dan peluang seperti yang dimandatkan pada klausul 6.1. Dengan demikian organisasi sudah memiliki pengendalian terhadap issueissue yang menjadi tantangan organisasi untuk ditindaklanjuti dalam penerapan sistem manajemennya.

Untuk itu, janganlah dokumen konteks organisasi hanya menjadi dokumen mati sebagai pelengkap kebutuhan audit saja, mari jadikan identifikasi konteks organisasi ini menjadi suatu aktivitas rutin dan menjadi Live Document yang membantu organiasi selalu waspada dan peka terhadap issue-issue yang ada sehingga selalu dapat ebradaptasi dengan issue tersebut.

Salam Improvement

Leave a Reply