Lima Langkah Penting dalam Audit Internal ISO 9001:2015

Banyak perusahaan melihat Audit Internal sebagai bentuk momok atau problem rutin yang harus mereka hadapi untuk mempertahankan sertifikasi ISO 9001. Padahal  bukan seperti itu sejatinya, bahkan, sebagai pemilik proses yang di audit, Audit Internal dapat menjadi cara terbaik untuk membantu mengidentifikasi perbaikan, atau membantu merampingkan proses untuk berjalan lebih baik, cepat dan efisien. Berikut adalah lima langkah penting dalam proses audit internal dan bagaimana langkah tersebut dapat digunakan sebagai fokus pada meningkatkan proses.

1) Perencanaan Jadwal Audit. Bagian kuncinya adalah memiliki Jadwal Audit keseluruhan, yang tersedia untuk memberitahukan semua orang kapan setiap proses akan diaudit secara rutin (biasanya jadwal tahunan). Jika Anda tidak memiliki rencana dan memilih melakukan audit dadakan, pesan yang akan ditangkap karyawan adalah “anda tidak percaya kami.” Dengan menerbitkan rencana audit, pesan yang ditangkap adalah bahwa ini dimaksudkan sebagai dukungan kepada pemilik proses dan auditor ada untuk membantu. Hal ini memungkinkan pemilik proses untuk mengetahui deadline dari setiap proyek perbaikan yang mereka kerjakan sebelum waktu audit, sehingga mereka dapat mengumpulkan informasi berharga tentang pelaksanaan proses yang mereka lakukan.

2) Perencanaan Proses Audit. Langkah pertama dalam perencanaan proses audit adalah mengkonfirmasi pemilik proses kapan audit akan berlangsung. Jadwal Audit diatas hanya berisikan gambaran umum terkait seberapa sering proses akan diaudit, dan kira-kira kapan. Sedangkan konfirmasi perencanaan proses audit meliputi perencanaan terkait kapan waktu terbaik untuk pemilik proses dan auditor berkolaborasi dalam meninjau proses. Hal ini adalah ketika auditor dapat meninjau audit sebelumnya untuk melihat apakah ada tindak lanjut yang diperlukan pada masalah yang sebelumnya ditemukan. Pemilik proses dapat mengidentifikasi daerah yang ingin dianalisa auditor untuk perbaikan prosesnya. Sebuah rencana audit yang baik dapat memastikan bahwa pemilik proses akan mendapatkan value dari proses audit.

3) Melakukan Audit. Audit harus dimulai dengan pertemuan dengan pemilik proses untuk memastikan bahwa rencana audit telah selesai dan siap. Kemudian ada banyak jalan bagi auditor untuk mengumpulkan informasi selama audit: meninjau catatan, berbicara dengan karyawan, menganalisis data proses atau bahkan mengamati secara langsung bagaimana proses dilakukan. Fokus dari kegiatan ini adalah untuk mengumpulkan bukti bahwa proses berfungsi seperti yang direncanakan dalam SMM, dan memproduksi hasil yang dibutuhkan secara efektif. Hal berharga yang dapat auditor lakukan untuk pemilik proses tidak hanya terbatas pada identifikasi area-area yang tidak punya bukti bahwa mereka berfungsi dengan baik, tetapi juga untuk menunjukkan area proses yang dapat berfungsi lebih baik jika ada perubahan.

4) Pelaporan Audit. Pertemuan penutup dengan pemilik proses adalah suatu keharusan untuk memastikan bahwa aliran informasi tidak tertunda. Pemilik proses tentunya tidak hanya  ingin tahu apakah ada bidang kelemahan yang perlu ditangani, tapi juga apakah ada area untuk melakukan peningkatan. Ini harus diikuti dengan catatan tertulis sesegera mungkin untuk memberikan informasi dalam format yang lebih permanen agar tindak lanjut dari informasi tersebut dapat dilakukan. Dengan mengidentifikasi tidak hanya area yang tidak sesuai dari proses, tetapi juga area yang berpotensi untuk ditingkatkan, pemilik proses akan mendapatkan nilai yang lebih baik dari Internal Audit, sehingga peningkatan peforma proses dapat dilakukan.

5) Tindak lanjut atas Masalah atau Perbaikan yang ditemukan. Tindak lanjut merupakan langkah penting. Jika masalah telah ditemukan dan tindakan perbaikan telah dilakukan, sangat penting untuk memastikan bahwa masalah benar-benar sudah diselesaikan. Jika proyek pembenahan telah selesai, maka perlu juga untuk melihat peluang perbaikan di area yang lain sebagai upaya peningkatan kinerja dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu.

Fokus pada peningkatan proses untuk mendapatkan hasil maksimal dari Audit Internal

Dengan menggunakan proses Audit Internal untuk fokus membantu meningkatkan proses, dan tidak hanya untuk menjaga kepatuhan terhadap standar, perusahaan dapat melihat nilai yang lebih banyak dari proses audit. Peningkatan proses adalah salah satu elemen kunci dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, dan harus menjadi salah satu motivator utama bagi perusahaan yang ingin menerapkan dan mempertahankan SMM yang baik. Peningkatan proses tidak hanya membantu efisiensi, tetapi juga menghemat waktu dan uang dalam prosesnya. Jika digunakan dengan benar, Audit Internal, alih-alih menjadi “momok,” dapat menjadi salah satu kontributor terbesar terhadap perbaikan proses dalam SMM

Sumber : advisera.com

Baca juga terkait Checklist Dokumen Wajib ISO 9001:2015.

Demikian penjelasan kami mengenai 5 Langkah Penting dalam Audit Internal ISO 9001:2015. Untuk info pelatihan terkait ISO dan sejenis bisa Anda dapatkan di laman berikut.