Memahami Context of Organization dalam ISO 9001:2015

posted in: Article | 1

memahami-context-of-organization-dalam-iso-9001-2015

Dalam salah satu persyaratan  ISO 9001:2015 terdapat beberapa hal yang baru jika dibandingkan dengan versi lamanya (ISO 9001:2008), salah satunya adalah “Context of the Organization“ yang diterangkan dalam klausul 4. Pertanyaannya mengapa hal ini dijadikan persyaratan utama yang pertama? Dan mengapa hal ini menjadi salah satu konsep fundamental dalam Quality Management Sysytem? Apakah ini penting? Apakah sebetulnya “Context of the Organization.“ Mengapa Perusahaan harus memahaminya? Dan bagai mana implementasinya dalam sistem manajemen Perusahan?

Untuk memahaminya kita harus melihat bagaimana “Context of the Organization“ itu didefiniskan. Sebagaimana diterangkan dalam ISO 9000:2015 klausul 3.2.2 Context of the organization adalah combination of internal and external issues that can have an effect on an organization’s approach to developing and achieving its objectives. Dari pengertian ini dapat dikatakan bahwa “Context of the Organization“ merupakan issues atau faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dalam membangun dan mencapai tujuannya. Hal ini tersirat pengertian bahwa dalam pengambilan keputusan, dalam hal ini adalah menentukan tujuan sistem manajemen mutu, perusahaan harus berlandaskan suatu bukti, data dan fakta yang ada. Hal ini sesuai dengan salah satu Prinsip Manajemen Mutu yaitu “Evidence-based decision making” yang berarti “Decisions based on the analysis and evaluation of data and information are more likely to produce.”

Dalam ISO 9000:2015 diterangkan bahwa “Understanding the context of the organization is a process. This process determines factors which influence the organization’s purpose, objectives and sustainability.” Dan juga disebutkan dalam standar  “The organization shall monitor and review information about these external and internal issues.” Sehingga jelas bahwa ini adalah suatu proses yang berkelanjutan dengan selalu memantau dan meninjau informasi terkait faktor internal dan eksternal tersebut. Dan dapat dipahami juga dengan disebutnya sebagai “informasi” maka perlu dipertimbangkan (baca: tidak diwajibkan) untuk didokumentasikan sebagai mana dipersyaratkan standar sesuai klausul 7.5. Documented Information. Lalu kapan pemantauan dan penijauannya dilakukan? Maka dapat dilihat pada Klausul 9.3.2  Management Review Input, bahwa perubahan dari “Context of the Organization“ merupakan salah satu input atau agenda yang harus dibahas dalam management review.

Dari penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan “Context of the Organization“ dalam Sistem Manajemen Mutu adalah faktor-faktor yang mempengaruhi keputusan/penetapan visi, misi, kebijakan dan tujuan Perusahaan dan pencapaiannya. Di mana faktor-faktor tersebut dapat digunakan sebagai bukti obyektif (evidence) bagaimana visi, misi dan tujuan Perusahaan telah ditetapkan dan direncanakan pencapaiannya. Dijelaskan juga bahwa faktor-faktor tersebut dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor eksternal dan faktor internal. Faktor internal antara lain disebutkan dalam standar adalah values, culture, knowledge and performance of the organization termasuk didalamnya kebijakan, prosedur, proses, formulir (templete), lessons learned dan internal capability. Sementara untuk faktor eksternal adalah antara lain legal, technological, competitive, market, cultural, social and economic environments.

Persyaratan standar mewajibkan perusahaan memahami “Context of the Organization“ dalam arti menetapkan, memonitor dan meninjau kembali informasi terkait faktor-faktor yang mempengaruhi maksud, tujuan dan keberlangsungan hidup perusahaan.

Setelah pengertian “Context of the Organization“ dapat dipahami, maka pertanyaan berikutnya untuk apa kita memahami “Context of the Organization“? Sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2015 bahwa “Context of the Organization“ digunakan pada saat tahapan Plan, yaitu penetapan Scope of QMS (4.3), Quality Policy dan Quality Objectives (5.1) serta perencanaan/planning (6.1.1). Dalam proses perencanaan sistem manajemen mutu maka peran “Context of the Organization“ dapat digambarkan sebagaimana pada Gambar 1.

Capture

Gambar 1. Tahapan Planning pada QMS berdasarkan ISO 9001:2015

Dari Gambar 1 terlihat bahwa titik awal pada tahapan perencanaan adalah pemahaman terhadap “Context of the Organization“. Disini dapat dilihat betapa pentingnya pemahaman terhadap “Context of the Organization,“ karena dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi QMS dan apa yang diharapkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan terhadap QMS dapat mempermudah Perusahaan menentukan tujuan dan mengidentifikasikan peluang pengembangan QMS Perusahaan.

Informasi terkait “Context of the Organization“ dalam implementasinya dapat disajikan dalam beberapa model atau metodologi, seperti SWOT matrix. Analisis SWOT adalah metode perencanaan yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari bisnis dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT (Gambar 2), di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Capture1

Gambar 2. SWOT Matrix

Saat ini selain SWOT Matrix di atas dapat juga informasi “Context of the Organization“ disajikan dengan SOAR Framework yang dipopulerkan oleh David Cooperrider (2003). Di mana pada SOAR Framework informasi “Context of the Organization“ (4.1) dapat diintegrasikan dengan informasi mengenai “the needs and expectations of interested parties” (4.2). Model SOAR mengubah analisis SWOT, yang sudah sangat mapan, dalam hal faktor-faktor kekurangan (weakness) internal organisasi serta ancaman (threats) eksternal yang dihadapinya ke dalam faktor-faktor aspirasi (aspiration) yang dimiliki perusahaan serta hasil (results) terukur yang ingin dicapai. Model analisis ini beranggapan bahwa faktor kekurangan dan ancaman dapat memunculkan perasaan negatif bagi para anggota organisasi, sehingga menurunkan motivasi mereka untuk berbuat yang terbaik.

Capture2

Gambar 3. SOAR Matrix

Dari analisis SOAR dapat digunakan sebagai dasar dalam menyusun QMS, Quality Policy, Quality Objectives, Quaity Risk (and opportunity) dan Quality Plan (and Change Management Plan). Di mana informasi yang terdapat dalam analisis SOAR ini akan selalu dimonitoring dan ditinjau kesesuaiannya dalam Tinjauan Manajemen sebagai pertimbangan dalam menentukan perbaikan secara berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu berbasiskan ISO 9001:20015.

Saran dalam pendokumentasian informasi terkait “Context of the Organization“ ini dapat dijadikan satu dalam Quality Plan, sehingga struktur dari Quality Plan Perusahaan adalah sebagai berikut (contoh):

  1. Title
  2. Review, Approval and Revision
  3. Table of Contents
  4. Quality Plan Input
    • The Context of Organization (SWOT/SOAR Matrix) (lihat klausul 4.1)
    • The Needs and Expectation of Interested Parties (Stakeholder Matrix) (lihat klausul 4.2)
    • The Scop of QMS (lihat klausul 4.3)
    • The QMS Process Mapping (lihatklausul 4.4)
  5. Quality Commitment
    • Quality Leadership Program (lihat klausul 5.1)
    • Quality Policy (lihat klausul 5.2)
    • Role and Responsibles (lihat klausul 5.3)
  6. Quality Objectives dan Strategi Pencapaiannya
    • Quality Objectives (lihat klausul 6.2)
    • Risk and Opportunity Register (lihat klausul 6.1)
    • Change Management Plan (lihat klausul 6.3)
  7. Resourcess
    • Resource Breakdown Structure (lihat klausul 7.1)
    • Competency Matrix (lihat klausul 7.2)
    • Awareness Program (lihat klausul 7.3)
    • Communication Management Plan (lihat klausul 7.4)
    • Documented Information Register (lihat klausul 7.5)
  8. Operational Quality Plan (lihat klausul 8)
  9. Performance Management Plan (lihat klausul 9)
  10. Continues Improvement Plan (lihat klausul 10)

Demikianlah penjelasan tentantang “Context of the Organization“ Quality Management System berdasarkan ISO 9001:2015, semoga dapat membantu dalam pemahaman dan penerpannya dalam Perusahaan pembaca sekalian.

Penulis: Ahmad Riyandi, SE, MM – Proxsis Productivity and Quality Solution Leader

Source: https://ipqi.org

  1. Irawati

    Pak, mohon maaf, untuk evidence klausul “Context of the organization” ini bisa berupa apa saja, selain analisis SWOT / SOAR? Apakah dengan hanya berupa list of internal & external issues sudah memenuhi requirement klausul ini?

    Terimakasih atas jawabannya, Pak…

Leave a Reply