Mengukur Efektivitas Training berdasarkan ISO 9001

Pada Sistem Manajemen Mutu  ISO 9001, kompetensi dan pelatihan merupakan bagian integral dari perencanaan dan pengelolaan proses Manajemen Mutu. Sebagaimana dijelaskan dalam klausul 7.2 bahwa pentingnya pelatihan kompetensi dan kesadawaran terhadap implementasi Sistem Manajemen Mutu. Dengan adanya training atau pelatihan, perusahaan akan mengetahui kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan proses bisnis serta menutup setiap celah (gap) antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan melalui pelatihan. Namun, perusahaan perlu memiliki cara untuk memastikan bahwa pelatihan yang dilaksanakan  telah secara efektif menutup kesenjangan sehingga perusahaan memiliki kompetensi yang dibutuhkan di proses bisnis. Sehingga perlu bagi perusahaan untuk mengetahui cara mengukur efektivitas training.

Manajemen Kebutuhan pelatihan

Dalam mengukur efektivitas pelatihan, hal yang perlu diperhatikan adalah manajemen kebutuhan pelatihan. Manajemen yang tepat dari kebutuhan pelatihan sangat penting jika perusahaan tahu bahwa pelatihan perusahaan telah disajikan efektif.

Dengan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan secara tepat, perusahaan akan mendapatkan informasi berupa:

1. kompetensi apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi fungsi proses
2. kebutuhan perbaikan dan persyaratan untuk pencapaian sasaran mutu perusahaan
3. Perbandingan antara kompetensi yang dibutuhkan terhadap kompetensi yang miliki.

Sehingga training dilaksanakan, perusahaan bisa mengalaisa apakah training sudah membantu dalam memenuhi kebutuhan berdasarkan tiga informasi di atas.

Contoh Praktis Pengukuran Efektivitas Training

Sebagai contoh penggunaan pelatihan untuk meningkatkan proses dalam SMM perusahaan, mari kita umpamakan bahwa perusahaan telah mengidentifikasi bahwa salah satu sasaran mutu perusahaan adalah untuk menurunkan biaya produksi dengan membuat model proses yang lebih efisien dan efektif. Setelah beberapa penyelidikan, perusahaan memutuskan bahwa cara terbaik untuk melakukan ini adalah untuk meningkatkan jumlah perbaikan kecil dalam proses perusahaan melalui penggunaan konsep Lean Manufacturing dari Kaizen: strategi yang melibatkan semua karyawan untuk menemukan perubahan tambahan yang akan meningkatkan proses bisnis. Karena tidak ada karyawan perusahaan memahami konsep Lean Manufacturing ini, perusahaan mengidentifikasi bahwa perusahaan memiliki kebutuhan pelatihan dalam rangka memenuhi tujuan kualitas ini.

Langkah berikutnya adalah untuk menemukan pelatihan yang perusahaan butuhkan melalui perusahaan penyedia jasa pelatihan. Perusahaan kemudian mengirim karyawan perusahaan untuk mengikuti training sehingga mereka memahami Lean Manufacturing. Terkait pelaksanaan pelatihan, perusahaan bekerjasama dengan organisasi pelatihan di luar (mengirim peserta untuk mengikuti public training), atau perusahaan bisa melatih beberapa orang internal yang kemudian orang tersebut dapat melatih staf lain di organisasi perusahaan. Pada akhir pelatihan, perusahaan dapat menilai apakah orang telah belajar melalui training telah memahami dengan benar kompetensi yang dibutuhkan. Hal tersebut dibuktikan dengan praktik pengetahuan yang mereka dapatkan dari training untuk diterapkan dalam perusahaan.

Misalnya, dalam karyawan dminta untuk melakukan Kaizen Blitz, di mana sekelompok kecil individu akan bekerja pada proses perusahaan untuk menemukan cara untuk menemukan perbaikan pada proses terebut dalam waktu yang singkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk menghasilkan data untuk perbaikan dan penghematan biaya dalam proses perusahaan. Setelah jangka waktu, data dari Kaizen Blitz yang dilakukan karyawan menunjukkan seberapa baik karyawan perusahaan telah memahami pelatihan yang mereka ikuti. Dibuktikan dengan adanya penurunan biaya secara efektif dan efisien pada proses perusahaan.

Manfaat Training vs Investasi Dana Perusahaan

Melakukan pengukuran terhadap efektivitas training bukanlah hal yang mudah dilakukan, karena pada faktanya banyak perusahaan yang kesulitan dalam melakukannya. Akan tetapi jika perusahaan tidak melakukan pengukuran terhadap efektivitas training, maka perusahaan tidak akan bisa mendapatkan manfaat training secara optimal. Karena kita ketahui bahwa training yang diikuti perusahaan tidaklah gratis, karena ada dana dan waktu yang digunakan dalam mengikuti training. Tanpa melakukan pengukuran efektivitas training, perusahaan tidak akan mengetahui apakah training yang dilaksanakan telah memberikan manfaat setimpal dengan dana dan waktu yang telah mereka gunakan.

Demikian penjelasan kami tentang cara Mengukur Efektivitas Training berdasarkan ISO 9001. Semoga Bermanfaat.