Audit internal adalah salah satu alat yang paling penting untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu (SMM) memenuhi persyaratan yang telah diidentifikasi, dan secara efektif diimplementasikan dan dipelihara. Audit internal merupakan bagian integral dari sistem manajemen, dan dengan demikian termasuk dalam persyaratan untuk evaluasi kinerja dari SMM.
Audit internal yang dijalankan perusahaan adalah salah satu item utama yang digunakan oleh manajemen untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan seusai dengan rencana, dan untuk memastikan bahwa setiap ketidaksesuaian diidentifikasi dan diberikan tindakan korektif.
Apa ISO 9001 memerlukan dalam program audit?
ISO 9001 meminta Anda merencanakan, menetapkan, menerapkan, dan memelihara program audit, yang berarti bahwa Anda harus memiliki program yang berlaku secara berkelanjutan. Program audit sangat bergantung pada jadwal audit, yang dapat berbentuk seperti spreadsheet atau kalender rencana audityang merupakanv prosedur yang harus diikuti untuk menjaga audit internal. Program audit juga perlu mempertimbangkan informasi berikut:
- Proses penting – Hal ini umum untuk memastikan bahwa semua proses diaudit setidaknya sekali setahun, tapi untuk proses yang telah diidentifikasi sebagai proses yang lebih penting untuk organisasi Anda, lebih baik memiliki lebih dari satu audit yang mungkin diperlukan untuk memastikan kesesuaian lanjutan. Misalnya, jika kontrol dari output yang tidak sesuai adalah bagian penting dari bisnis Anda, Anda mungkin ingin jadwal audit di segmen ini lebih dari sekali dalam setahun.
- Perubahan yang mempengaruhi organisasi – Jika Anda mengetahui setiap perubahan untuk SMM Anda, seperti kebutuhan pelanggan baru atau usaha Anda untuk mengubah SMM Anda untuk ISO 9001: 2015, persyaratan ini harus menjadi bagian dari program audit Anda.
- Hasil audit sebelumnya – Ambil pelajaran dari proses audit sebelumnya dan lakukan peningkatan atau perbaikan yang diperlukan. Misalnya, jika Anda menyelesaikan audit yang memiliki banyak ketidaksesuaian diidentifikasi, Anda mungkin ingin menambahkan audit tambahan untuk mengkonfirmasi koreksi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam audit pertama.
Apa yang harus disertakan?
Seiring dengan pertimbangan di atas, elemen-elemen ini harus dimasukkan dalam program:
- Frekuensi Audit – Seberapa sering Anda akan mengaudit setiap proses? Anda akan mengaudit proses tertentu lebih dari yang lain? Jadwal audit Anda harus mencakup frekuensi dari audit yang disertakan.
- Metode Audit – Apakah Anda mengaudit untuk prosedur yang ada di tempat, atau menyaksikan proses untuk menilai efektivitas? Catatan apa yang akan Anda tinjau untuk menilai proses kesesuaian? Informasi ini dapat ditangkap dalam sebuah checklist pemeriksaan untuk setiap audit.
- Tanggung Jawab – Siapa yang bertanggung jawab untuk menjaga program audit? Mana karyawan akan melakukan setiap audit? Ingat objektivitas dan ketidakberpihakan auditor merupakan suatu keharusan bagi program audit internal yang baik.
- Persyaratan untuk perencanaan – Seberapa jauh tanggal pemeriksaan dijadwalkan? Siapa yang dihubungi untuk jadwal audit? Apa saja ang diperlukan di pertemuan pembukaan dan penutupan untuk audit?
- Pelaporan Audit – Ketika audit selesai, berapa lama dapat mengambil untuk mengeluarkan laporan audit? Yang perlu menerbitkan laporan, dan siapa yang perlu meninjau dan menyetujuinya? Bagaimana laporan audit disampaikan kepada tinjauan manajemen?
Tugas pertama dan paling penting dari program audit internal tidak hanya untuk memastikan bahwa semua proses Anda memenuhi pengaturan yang direncanakan, tetapi audit internal juga merupakan alat penting untuk menemukan perbaikan untuk proses Anda. Dengan audit proses yang berbeda, auditor internal Anda dapat berbagi praktek-praktek terbaik di seluruh perusahaan sehingga Anda dapat mendapatkan perbaikan secara keseluruhan Sistem Manajemen Mutu, menghemat waktu dan uang secara keseluruhan.
Source: https://advisera.com
Leave a Reply