Banyak karyawan dan pimpinan perusahaan saat ini jika mendengar kata Standard Operating Procedures (SOP) membayangkan sebuah dokumen tebal yang susah dipahami ataupun diagram alir (flow chart) yang susah dipahami. Apalagi untuk dilakukan. Sering sekali permasalahan di sebuah perusahaan terjadi karena kesenjangan antara SOP dan tindakan di lapangan. SOP exists but not followed.
Apalagi jika SOP ditempatkan dalam konteks ISO 9001:2015 (Quality Management System) pandangan tentang dokumentasi yang diperlukan bertambah rumit lagi bagi para pimpinan perusahaan. Akibat tuntutan sertifikasi ISO untuk kebutuhan ekspor ataupun tender, kadangkala perusahaan mengambil jalan pintas dengan mendapatkan sertifikasi ISO 9001 secara cepat dengan konsekuensi pelaksanaan di lapangan tidak terlalu sesuai dengan apa yang didokumentasikan. Dalam perjalanan waktu, baik SOP maupun ISO lebih dipandang sebagai formalitas dalam sebuah organisasi, bukan merupakan kunci strategi.
ISO 9001:2015, sebuah lompatan progresif dalam sistem standarisasi
International Organization for Standardization (ISO) sepertinya menangkap kenyataan dan kegelisahan para praktisi perbaikan proses, konsultan ISO serta para pelaku bisnis. Selain itu, lembaga yang mengeluarkan berbagai seri standarisasi itu juga melihat pengaruh kemajuan teknologi dan multi media sehingga dalam versi 2015 ini mengganti kata document, manual, report menjadi documented information. Sebuah sinyal yang mendorong para perusahaan untuk fokus kepada substansi proses (process approach) dalam memuaskan pelanggan (customer focus) sesuai dengan konteks bisnis dan lanskap kompetisi masing-masing perusahaan. Dengan kata lain, SOP dan proses bisnis harus membuat produktivtas makin tinggi dan mampu menjadicompetitive advantage, bukan malah menjadi beban. Disamping itu, ISO 9001:2015 sangat mendorong inovasi dimana SOP bisa dibuat dalam format atau media apapun yang paling cocok dengan konteks sebuah organisasi!
Forum ISO Indonesia untuk membuat proses bisnis dan SOP menjadi competitive edge yang bermanfaat
Momentum ini dijadikan sebuah titik konsolidasi para praktisi dan konsultan ISO di Indonesia untuk melakukan penyegaran paradigm terhadap pelaksanaan ISO. Dimotori oleh perusahaan konsultan yang bekerjasama dengan NQA, menyelenggarakan Forum ISO Indonesia pada tanggal 19 November 2015 di Balai Kartini Jakarta. Ajang ini merupakan sebuah konsolidasi para ahli dan praktisi ISO untuk menyegarkan kembali implementasi ISO 9001 di Indonesia untuk membuat bisnis benar-benar mendapatkan manfaat. Founder dan Chairman , Rudi Maulana, mengatakan bahwa, “Momentum ISO 9001:2015 harus digunakan kalangan bisnis di Indonesia untuk memajukan perusahaan, bukan hanya sekadar sertifikasi dan dokumentasi.” ISO 9001 jika digunakan dengan efektif bisa membantu perusahaan mengelola biaya dan produktivitas dengan jauh lebih baik. Ini terutama jika manajemen perusahaan-perusahaan di Indonesia bisa membuat SOP benar-benar mudah dipahami dan dilakukan.
Datangnya era SOP simpel dan mudah dilakukan
Sejalan dengan acara Forum ISO Indonesia di tanggal 19 November 2015 ini juga diluncurkan sebuah buku berjudul SOP-it! Buat Prosedur Mudah Dilakukan karangan Gede Manggala. Sejalan dengan semangat ISO 9001:2015, dalam buku ini dibahas berbagai ide untuk membuat SOP mudah dipahami dan dilakukan, misalnya dengan menggunakan animasi, gambar yang menarik, video, sampai aplikasi handphone gratis. Gede Manggala yang merupakan seorang Master Black Belt di bidang Lean Six Sigma mengatakan ide penulisan buku berdasarkan pengalamannya memperbaiki proses bisnis di Indonesia yang seringkali terjadi karena SOP yang ada tidak dilaksanakan karyawan. “SOP tidak perlu tebal dan rumit, SOP yang baik harus mudah dilakukan”, demikian ia mengatakan. Pengarang yang juga menulis buku The Coconut Principles ini memang mempunyai keinginan menerapkan simplicity dalam dunia bisnis yang makin kompleks ini. Ia juga akan menjadi salah satu narasumber dalam acara Forum ISO Indonesia yang akan datang untuk mengajak para praktisi perbaikan proses bergerak ke arah yang sama.
“Perusahaan kami sangat percaya dengan kekuatan kolaborasi, oleh karenanya kami menyelenggarakan forum ini dengan mengajak para ahli dan praktisi,” demikian Rudi Maulana menegaskan.”Kami percaya, dengan SOP dan sistem manajemen yang baik dalam ISO 9001:2015 perusahaan-perusahaan Indonesia akan bisa jauh lebih kompetitif jika benar-benar fokus pada substansi, bukan hanya sertifikasi.”
Leave a Reply