10 Kesalahan Umum pada Implementasi ISO 9001:2015

Dalam implementasi ISO 9001:2015, terkadang tidak semua proses pada organisasi atau perusahaan berjalan baik dan lancar. Ada beberapa kesalahan umum yang membuat ISO 9001 sulit dijalankan.

Berikut adalah beberapa kesalahan yang paling umum dilakukan oleh organisasi ketika mengelola sistem ISO 9001:

1. Tidak ada komitmen dari manajemen puncak untuk sistem ISO 9001
   Jika manajemen puncak acuh dalam hal mutu/kualitas, tidak menyediakan sumber daya dan mekanisme untuk merencanakan, mengendalikan dan meningkatkan proses produk dan jasa, maka ISO 9001 tidak akan dapat dipertahankan. Penting bagi manajemen puncak untuk mengambil keputusan yang menunjukkan bahwa kualitas, perbaikan dan kepuasan pelanggan adalah hal penting.

2. Tidak melakukan pelatihan bagi personil kunci dalam ISO 9001
   Tidak adanya pengetahuan tentang ISO 9001 dapat menjadi sebuah kesalahan besar. Maka penting bagi organisasi untuk melatih personil kunci (seseorang yang memiliki peran pengambilan keputusan) dalam ISO 9001, dalam rangka memahami apa ISO 9001 dan apa saja persyaratannya.

3. Tidak melatih semua personil
   Setiap orang harus menerima pelatihan tentang aspek-aspek kualitas dari kegiatan dan proses kerja keseharian mereka. Semua orang harus memahami pentingnya kualitas dan bagaimana mereka dapat mencapainya. Pelatihan harus sejalan dengan tanggung jawab mereka dan kegiatan yang mereka lakukan (Klik untuk info pelatihan awareness ISO 9001:2015).

4. Membuat sistem yang terlalu kompleks
   Jika organisasi terlalu bekerja keras untuk menjaga sistem tetap berjalan, itu adalah tanda bahwa sistem itu terlalu rumit dan semua pekerjaan administratif seperti mengisi formulir dan mendokumentasikan prosedur, tidak memberi nilai tambah bagi organisasi. Idealnya sistem harus dibuat sederhana mungkin, praktis, dan harus fokus pada hasil dan perbaikan, bukan pada dokumen.

5. Tidak menggunakan proses tindakan korektif dengan benar
   Organisasi perlu meluangkan waktu untuk menyelidiki masalah mereka dan melibatkan orang yang tepat dalam proses penyidikan. Umumnya masalah yang muncul bersifat berulang, sehingga perlu untuk menggunakan proses tindakan korektif dengan benar untuk mengurangi atau menghilangkan munculnya masalah yang sama di masa depan.

6. Tidak tahu apa yang diinginan pelanggan
   Salah satu tujuan dari ISO 9001 adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Jika organisasi tidak meluangkan waktu untuk mendengarkan pelanggan mereka, mereka tidak akan dapat mencapai tujuan ini. Tidak perlu melakukan sebuah survei yang panjang dan rumit. Cukup dengan beberapa pertanyaan kunci, organisasi akan menerima informasi yang cukup untuk menentukan dan merencanakan perubahan untuk memenuhi tujuan ini.

7. Bergegas ke dalam proses implementasi
   Untuk membangun ISO 9001 sistem manajemen yang solid membutuhkan kerja dan waktu. Usaha untuk menerapkan sistem dalam waktu singkat akan menjadi kontraproduktif. Organisasi perlu mengambil waktu yang diperlukan untuk merencanakan, melakukan, memeriksa dan bertindak dalam menerapkan sistem yang akan meningkatkan proses produk dan jasa.

8. Tidak memiliki auditor internal yang terlatih dan berpengalaman
   Dalam banyak kasus, auditor internal tidak memiliki pelatihan yang diperlukan dan pengalaman untuk membedakan rincian kecil dari masalah besar dalam Sistem Manajemen Mutu. Auditor perlu fokus pada isu-isu yang akan membantu organisasi meningkatkan proses dan sistem. (Klik untuk info pelatihan auditor internal ISO 9001:2015)

9. Percaya bahwa apa yang berhasil untuk organisasi lain akan berhasil untuk mereka sendiri
   Setiap organisasi berbeda dan apa yang berhasil untuk satu organisasi, mungkin tidak berhasil bagi organisasi lain. Organisasi perlu fokus pada konteks mereka sendiri dalam rangka untuk membangun dan mengembangkan sistem manajemen mereka.
10. Menyerahkankan tanggung jawab Sistem Manajemen Mutu pada satu orang
    ISO 9001 membutuhkan partisipasi dari seluruh organisasi. Jika tidak ada yang memiliki rasa kepemilikan terhadap SMM, bisa dipastikan SMM tidak akan berjalan. Setiap personil perlu untuk menggabungkan kualitas dalam pekerjaan dan kegiatan mereka. Bimbingan dan pelatihan juga diperlukan, tetapi jika kualitas tidak ditargetkan di setiap hari & setiap proses maka SMM tidak akan memberikan tambahan nilai bagi organisasi.

Demikian penjelasan kami, semoga bermanfaat.

Jika anda tertarik untuk mengetahui tentang training pelatihan ISO 9001:2015 atau sejenisnya, silakan klik link berikut.