7 Langkah Manajemen Perubahan pada ISO 9001:2015

Dalam setiap sistem manajemen, penting untuk mengontrol perubahan pada sistem manajemen, dan tidak ada perbedaan dengan Sistem Manajemen yang dibuat menggunakan persyaratan ISO 9001: 2015. Berikut adalah apa yang dibutuhkan ISO 9001: 2015 persyaratan panggilan untuk, bagaimana mereka telah berubah, dan beberapa contoh untuk menjelaskan proses.

Ketika membahas perubahan perencanaan ke SMM, ISO 9001: 2015 persyaratan cukup singkat dan sederhana. Bahkan, ada satu kalimat sederhana dari klausa 6.3 (Perencanaan perubahan), dengan tambahan empat poin untuk dipertimbangkan. Kalimat mengatakan: “Ketika organisasi menentukan kebutuhan untuk perubahan pada SMM, perubahan harus dilakukan secara terencana.” Jadi, kebutuhan nyata dari standar ISO 9001: 2015 adalah Anda perlu untuk membuat rencana saat Anda mengubah SMM, sehingga Anda dapat memastikan bahwa perubahan telah dibuat dengan benar, tapi pertimbangan apa yang diperlukan dengan perencanaan ini?

Empat hal yang disorot dalam persyaratan sebagai pertimbangan penting bagi perubahan pada SMM adalah sebagai berikut:

1. Tujuan dari perubahan dan potensi konsekuensi: Ketika membuat rencana Anda untukperubahan SMM, Anda perlu tahu mengapa Anda ingin membuat perubahan. Mengapa Anda melakukannya? Apa konsekuensi yang diharapkan ketika membuat perubahan?
2. Menjaga integritas SMM: proses SMM Anda ada untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan terus meningkatkan sistem manajemen mutu; setiap perubahan yang harus dipastikan membantu pencapaian tujuan-tujuan ini. Jika Anda membuat perubahan yang negatif akan mempengaruhi kemampuan Anda untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, maka perubahan ini tidak boleh dilakukan.
3. Ketersediaan Sumber Daya: Bagian dari rencana apapun untuk perubahan perlu menilai sumber daya yang diperlukan dan memastikan mereka tersedia dalam waktu yang diperlukan untuk membuat perubahan.
4. Efek pada tanggung jawab dan wewenang: Mungkin tanggung jawab dan wewenang untuk SMM Anda tidak berubah, tapi jika ada tanggung jawab baru atau diubah, ini perlu menjadi bagian dari rencana Anda. Banyak rencana untuk perubahan gagal setelah pelaksanaan hanya karena tidak ada satu penugasan tanggung jawab untuk menjaga perubahan setelah berlangsung. Perubahan untuk meningkatkan SMM harus memiliki seorang pemimpin untuk mempertahankan perbaikan setelah pekerjaan dilakukan.

Jadi, hal yang bisa diambil dari ISO 9001: 2015 adalah bahwa Anda perlu merencanakan perubahan pada SMM, dan rencana-rencana harus mencakup pertimbangan dari empat elemen penting dari rencana itu untuk membuatnya berhasil dan berkelanjutan. Perubahan dapat menjadi penting dalam SMM, karena SMM tidak harus menjadi entitas statis jika Anda bekerja menuju perbaikan berkesinambungan.

Bahkan, jika Anda sedang dalam proses transisi dari ISO 9001: 2008 menuju ISO 9001: 2015, maka mengelola perubahan SMM perlu Anda lakukan, sehingga hal ini sangat penting bagi Anda.

Proses perubahan manajemen yang diidentifikasi dalam ISO 9001: 2015 persyaratan dapat disederhanakan menjadi tujuh langkah, sebagai berikut:

1. Identifikasi kebutuhan untuk perubahan: Misalnya, Anda mengidentifikasi bahwa Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan jika Anda menerapkan proses untuk pembelian bahan baku secara mandiri, bukan melalui outsourcing; ini karena mengurangi waktu untuk pengolahan.
2. Mengidentifikasi tujuan dari perubahan dan konsekuensi potensial: Tujuannya adalah untuk mengurangi waktu pemrosesan dan meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi salah satu konsekuensi negatif bisa saja menyebabkan harga menjadi lebih tinggi (risiko yang perlu ditangani). Rencana dapat dibuat untuk mempekerjakan karyawan, mencari pemasok, dan menempatkan proses di tempat.
3. Pastikan integritas SMM: Rencana perlu memastikan bahwa Anda tidak memiliki masalah di tempat lain di SMM karena perubahan ini. Anda perlu bertanya apakah pemeriksaan masuk bahan baku perlu berubah karena proses baru ini, atau tidak? Juga, waktu pelaksanaan proses perlu dilakukan agar tidak ada gangguan dalam aliran bahan baku yang akan mempengaruhi memenuhi persyaratan pelanggan.
4. Menetapkan sumber daya: Mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan rencana, dan menetapkan sumber daya
5. Mengidentifikasi dan berkomunikasi mengenai perubahan tanggung jawab: Dengan karyawan baru, kebutuhan mungkin timbul untuk pengelolaan karyawan.
6. Melaksanakan rencana: Jalankan rencana dengan menggunakan sumber daya.
7. Pastikan efektivitas pelaksanaan: Sebelum mempertimbangkan rencana akan selesai, penting untuk memastikan bahwa semuanya telah ditutupi dengan memeriksa bahwa tidak ada masalah yang perlu ditangani.

Demikian penjelasan dari kami. Untuk info pelatihan terkait Sistem Manajemen ISO dan sejenis bisa anda dapatkan di laman berikut.