12 Menit Membaca
Semua organisasi perusahaan perlu menyadari pentingnya proses sertifikasi International Standard Organization (ISO). Keputusan ini akan memberikan manfaat maksimal kepada perusahaan. Sertifikasi ISO bertujuan memastikan bahwa standar yang diterapkan oleh perusahaan mampu meningkatkan nilai bisnis.
Standar ISO cocok diterapkan oleh organisasi perusahaan yang besar. Begitu juga dengan organisasi kecil bisa mendapatkan keuntungan dalam menghemat waktu dan biaya. Standar ini juga meningkatkan efisiensi, sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan hubungan yang baik antara perusahaan dengan pelanggan.
Langkah-langkah Menerapkan ISO dengan Baik
Perusahaan akan mampu melaksanakan praktek kerja secara lebih efisien dengan menerapkan implementasi ISO dalam kegiatan bisnisnya. Selain itu, organisasi bisa fokus pada tujuan bisnis. Lewat sistem ini, organisasi dapat menerapkan suatu sistem yang akan membantu dan mendukung semua karyawan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Untuk mencapai penerapan suatu ISO dengan baik, maka bisa dilakukan sejumlah langkah-langkah seperti berikut ini:
- Komitmen Top Management
Peranan dan komitmen Manajemen Puncak (Top Management) sangat penting dalam mengimplementasikan sistem ISO dalam perusahaan. Alasannya, karena akan lebih sulit untuk mempengaruhi perubahan di seluruh organisasi tanpa adanya komitmen yang kuat dari Manajemen Puncak.
Manajemen Puncak merupakan garis pertama dan tertinggi pada jenjang level manajemen yang mengendalikan organisasi pada sebuah perusahaan. Manajer Senior secara aktif terlibat dalam proses bisnis yang terkait dengan sistem manajemen yang ingin diterapkan (dalam hal ini ISO) serta menyetujui sumber daya yang berkaitan.
- Analisis Kesenjangan Pada Proses
Analisis kesenjangan dapat diketahui berdasarkan perbandingan kinerja aktual dengan kinerja yang dipersyaratkan oleh standar ISO. Perusahaan bisa melakukan ulasan terkait kebijakan sistem, prosedur dan proses yang sebelumnya telah dijalankan, kemudian membandingkannya dengan sistem manajemen yang sedang diterapkan.Standar ISO memungkinkan perusahaan untuk menjaga dan menyempurnakan sistem, prosedur dan proses yang sudah berjalan sebelumnya. Organisasi atau perusahaan harus memanfaatkan investasi, sumber daya, dan teknologi yang ada digunakan dengan sebaik-baiknya agar dapat menghasilkan potensi yang ideal.
- Membangun Komunikasi Internal
Langkah berikutnya, perusahaan dapat memastikan manajer senior memiliki komunikasi internal dan proses yang baik di dalam organisasi. Karyawan perlu terlibat secara langsung dan diberikan semua informasi tentang apa yang telah dan sedang dilakukan oleh organisasi pada saat implementasi sistem sedang dijalankan.Selanjutnya memastikan bahwa karyawan di dalam perusahaan mengetahui arti pentingnya implementasi ISO tersebut. Semua pihak yang ada di perusahaan harus paham bahwa memahami implementasi ISO merupakan kunci utama agar semua berjalan lancar.
- Membentuk Tim ISO
Staf di organisasi harus paham bahwa setiap orang yang ada di organisasinya tidak bekerja sendirian. Seluruh staf bekerja sama sebagai tim demi kepentingan organisasi.Manajemen puncak bertanggung-jawab membangun tim ISO dalam organisasi perusahaannya. Kemudian memastikan semua paham dengan memberikan pengetahuan tentang bagaimana suatu departemen atau divisi dapat bekerja satu sama lain.
- Menjaga Komunikasi Pemangku Kepentingan
Para pemangku kepentingan atau stakeholder yang merekomendasikan sistem manajemen ISO memiliki dampak luas bagi sebuah organisasi. Hubungan organisasi perusahaan dengan pemangku kepentingan dibangun berdasarkan konsep kebermanfaatan.Hubungan organisasi dengan pemangku kepentingan harus membangun kerja sama untuk bisa menciptakan kesinambungan bisnis. Oleh karena itu dibutuhkan komunikasi yang baik untuk mendapatkan pengetahuan tentang bagaimana perbaikan dan pengembangan proses dapat dilakukan.
- Menyusun Jadwal
Buat layout yang jelas dan komunikasikan rencana sesuai jadwal mengenai kegiatan dan jangka waktu proses implementasi Sistem Manajemen ISO. Pastikan semua orang di dalam organisasi mengerti peran mereka masing-masing dalam pelaksanaan implementasi sistem ini.
- Memanfaatkan Teknologi Informasi
Besar kecilnya ukuran kompleksitas dokumentasi suatu organisasi tergantung pada ruang lingkup sistem, ukuran organisasi, sifat kegiatan serta budaya. Untuk mengaturnya dengan baik, sebaiknya manajemen mempertimbangkan menggunakan sistem informasi atau software untuk mengelola sistem serta melakukan dokumentasi dengan lebih efisien.
- Menyiapkan Penghargaan
Manajemen di perusahaan bisa menciptakan suasana kompetisi dengan memberikan sejumlah insentif. Hal itu dilakukan untuk mendorong semangat karyawan, misalnya insentif bagi yang pertama menyelesaikan proses ISO. Perusahaan dapat membuat suasana kerja yang menyenangkan karena akan meningkatkan semangat dan motivasi kerja orang-orang didalam organisasi.
- Mengadakan Pelatihan ISO
Perusahaan bisa menggelar pelatihan atau training ISO kepada staf organisasi sebelum melaksanakan audit Internal dari sistem manajemen yang sedang diterapkan. Audit dapat membantu organisasi untuk mengetahui perkembangan dan pemahaman setiap individu serta memberikan umpan balik yang positif untuk perbaikan pada potensi masalah dan peluang.
- Melakukan Perbaikan kinerja
Terakhir langkah yang paling penting, yaitu jika ada permasalahan atau conformity (kesesuaian) yang belum tercapai maka bisa ditanyakan kepada Konsultan ISO. Konsultan ISO nantinya dapat membantu memberikan nasihat tentang strategi implementasi yang tepat sehingga dapat memperbaiki sistem yang mampu meningkatkan sebuah nilai proses.
Lembaga Mana Saja yang Bisa Terapkan ISO?
Implementasi International Standard Organization (ISO) sangat penting diterapkan pada perusahaan atau organisasi. Standar ini akan membantu dalam meningkatkan kualitas dan mutu manajemen suatu organisasi maupun badan.
Penerapan ISO ini diharapkan dapat membuat alur proses hingga integrasi antara satu bidang dengan bidang lainnya saling terarah dan tidak terjadi tumpang tindih.
ISO yang berfokus pada sistem manajemen mutu adalah ISO 9001:2015 yang merupakan pembaharuan dari versi sebelumnya yakni ISO 9001 : 2008. Standar ini dibuat sebagai standar internasional di bidang sistem manajemen mutu dalam hal sistem manajemen mutu produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.
Ada beberapa perubahan yang diterapkan pada ISO 9001 : 2015 dibandingkan versi sebelumnya. Salah satu perubahan mencolok adalah pada 7 prinsip utama yang sebelumnya terdapat 8 prinsip utama. Meski jumlahnya berkurang, namun esensi dari penyelenggaraan tetap sama.
Sebenarnya tidak ada pembatasan lembaga atau pun organisasi usaha mana saja yang bisa memperoleh sistem manajemen mutu ISO 9001. Pasalnya, aturan yang terdapat di dalam standar ISO 9001 : 2015 maupun ISO versi sebelumnya adalah klausul yang universal dan fleksibel.
ISO 9001 tidak menetapkan cara-cara dan aturan yang strict berkaitan dengan pelaksanaan manajemen mutu yang berkualitas. Misalnya, ISO 9001 hanya akan menetapkan persyaratan suatu organisasi yang dianggap memiliki sistem manajemen mutu yang baik ketika mereka melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan.
Mengenai cara, ISO 9001 tidak membatasi cara yang harus diterapkan. Bahkan, ISO 9001 sama sekali tidak menetapkan caranya. Cara untuk mengukur kepuasan pelanggan ini ditentukan oleh lembaga masing-masing.
Dengan klausul yang fleksibel dan universal, sistem manajemen mutu 9001 sangat mungkin dan bisa diterapkan di organisasi manapun, baik itu pelayanan publik, hingga bisnis besar maupun kecil. Bahkan, sebuah toko pun bisa menerapkan ISO 9001 supaya kinerja manajemen toko semakin baik.
Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2015 tidak hanya bisa diterapkan pada dunia industri yang menghasilkan produk, namun demikian bisa juga diterapkan pada bidang yang menghasilkan jasa seperti sekolah, kantor polisi, universitas, rumah sakit dan bidang usaha jasa lainnya.
Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO 9001
Seluruh lembaga yang telah menerapkan ISO 9001 sekurang-kurangnya 3 bulan atau lebih dapat memperoleh sertifikasi ISO 9001. Terkait dokumen hingga langkah yang harus ditempuh, lembaga atau organisasi tersebut bisa berkonsultasi dengan penyedia jasa yang membantu pengurusan ISO dari awal hingga selesai.
Leave a Reply