12 Menit Membaca
Perkembangan bisnis saat ini telah mendorong munculnya gedung-gedung bertingkat seperti gedung perkantoran, hotel, pusat perbelanja, rumah, dsb. Gedung-gedung ini berfungsi untuk melaksanakan kegiatan organisasi dengan optimal.
Agar bangunan dapat berfungsi dengan baik, perlu diperhatikan konstruksinya, termasuk juga perlu memperhatikan kondisi fasilitas di gedung tersebut. Untuk itu diperlukan suatu perawatan yang tepat dan sesuai dengan spesifikasi dari elemen-elemen tersebut sehingga semua instalasinya dapat bekerja dengan baik.
Manajemen Fasilitas atau Facility Management (FM) adalah suatu upaya untuk menangani fasilitas secara tepat, menyeluruh dan terpadu dengan dengan tujuan semua tindakan yang dilakukan adalah untuk mempertahankan dan memelihara fasilitas-fasilitas organisasi sesuai dengan tujuan.
Bagaimana fungsi Manajemen Fasilitas membantu pertumbuhan organisasi? Berikut penjelasan lebih lengkap:
Apa Itu Manajemen Fasilitas?
Manajemen Fasilitas adalah sistem yang mengatur fungsi organisasi dengan mengintegrasikan orang, tempat, dan proses dalam lingkungan binaan dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup orang dan produktivitas bisnis inti. ISO 41001, Facility Management – Management systems merupakan sistem yang mengatur Manajemen Fasilitas.
ISO 41001 diterbitkan oleh badan penetapan standar internasional pada tahun 2018 ini untuk membantu tim Facility Management (FM) mencapai efisiensi optimal. FM merupakan disiplin strategis dan profesional yang memberikan kinerja optimal layanan dukungan untuk semua jenis dan ukuran organisasi permintaan.
Standar FM memberikan panduan khusus bagi tim dan organisasi individu untuk menunjukkan komitmen terhadap kualitas dan peningkatan berkelanjutan melalui pendekatan sistem yang kuat untuk mengelola kebutuhan layanan dukungan dan lingkungan yang dibangun dari organisasi permintaan.
Secara kronologis maka kegiatan dalam manajemen fasilitas meliputi kegiatan pengadaan, penyimpanan, penggunaan, pengaturan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan.
Ruang lingkup manajemen fasilitas dapat diringkas menjadi pengorganisasian orang, tempat dan proses dalam lingkungan bangunan, dengan tujuan utama untuk menciptakan lingkungan yang paling ramah bagi karyawan dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.
FM ini fokus utamanya adalah menyediakan kerangka kerja dan kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur tim manajemen fasilitas sesuai dengan tujuan organisasi.
Fungsi Manajemen Fasilitas
Manajemen Fasilitas memberikan fungsi yang memberi pengaruh untuk menentukan lingkup pekerjaan di organisasi. Agar lebih mudah dipahami, berikut 5 kategori fungsi Manajemen Fasilitas:
- Memelihara dan Mengoptimalkan Fasilitas
Fungsi inti dari Manajemen Fasilitas adalah memastikan semua fasilitas tetap dalam kondisi optimal setiap saat. Ini mencakup segala lini mulai dari pembersihan dan dekorasi ruangan kerja secara teratur untuk menyediakan lingkungan terbaik bagi staf, karyawan, penghuni, pelanggan, dan lainnya, hingga melakukan pemeliharaan rutin dan perbaikan reaktif di seluruh fasilitas.
Fungsi ini membutuhkan klasifikasi terkini dan akurat dari berbagai aset di seluruh fasilitas. Pengelolaan fasilitas bisa dilakukan secara digital. Program untuk mengelola fasilitas ini dinamakan CAFM – Computer Aided Facilities Management. Dengan adanya CAFM dapat mengelola fasilitas, mulai dari pemeliharaan AC, access control serta alokasi teknisi, cukup secara digital dari komputer atau handphone.
Tanpa sistem CAFM yang kuat untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi, semakin sulit untuk melacak kapan mereka perlu diservis atau diganti. Hal ini tentu mencegah bisnis melakukan pemeliharaan yang proaktif.
Selain itu, FM juga akan bertanggung jawab untuk memahami tata letak properti dan cara terbaik memanfaatkan ruang. Hal ini penting dalam mengoptimalkan penggunaan gedung sebagai sarana untuk mengelola biaya dan untuk memastikan bahwa area tertentu tidak terlalu jenuh dengan aktivitas.
Selanjutnya, pemeliharaan dan peningkatan fasilitas juga akan mencakup kebutuhan untuk menemukan dan memelihara hubungan dengan vendor yang relevan dan perencanaan masa depan untuk pengembangan bisnis dari waktu ke waktu.
Pemeliharaan fasilitas yang efektif membantu perusahaan memastikan hal berikut:
- Aset diservis secara teratur, sehingga meminimalkan terjadinya kerusakan dan memperpanjang siklus hidupnya.
- Setiap tumpahan, penyumbatan, dan insiden serupa dapat segera dilaporkan, diprioritaskan, dan ditanggapi untuk melindungi kesehatan dan keselamatan serta menghadirkan lingkungan yang ramah.
- Setiap ketidakefisienan aset dengan cepat diidentifikasi dan ditanggapi, untuk mengurangi pengurasan biaya yang akan ditimbulkan.
- Membangun dan Merampingkan Proses
Manajemen Fasilitas akan membantu menjadikan hari-hari lebih efisien dan lebih dapat diprediksi untuk semua orang yang terlibat dalam proses di lingkungan kerja organisasi. Fungsi ini akan menjaga ketertiban di lingkungan tempat kerja yang berpotensi kacau, dan menetapkan harapan bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan dalam situasi tertentu.
Proses yang bisa diperkenalkan dan ditegakkan oleh para profesional FM di tempat kerja dapat mencakup:
- Permintaan perintah kerja
- Karyawan masuk/keluar dari pekerjaan
- Manajemen tugas
- Reservasi pertemuan
- Check in tamu/pengunjung
- Manajemen porter
- Pengatur persediaan
- Praktik ruang surat
Profesional FM juga bertanggung jawab untuk mengadaptasi dan mengembangkan proses sejalan dengan perubahan sifat bisnis atau lingkungan tempat kerja. Jika situasi baru yang tidak terduga muncul, mereka harus menganalisis apa yang terjadi dan menerapkan kerangka kerja untuk mengelola skenario itu di masa depan.
- Mendukung Setiap Orang
Peran inti dan tanggung jawab manajer fasilitas adalah menciptakan lingkungan kerja yang akomodatif bagi semua karyawan. Ketika setiap orang merasa nyaman saat bekerja, mereka lebih bahagia, dan akan mengembangkan ikatan yang lebih kuat dengan perusahaan, sehingga biasanya akan lebih produktif.
Sebaliknya, lingkungan tempat kerja yang buruk akan membuat karyawan frustrasi dan menghambat kinerja mereka, serta berpotensi negatif terhadap kemampuan perusahaan untuk merekrut dan mempertahankan staf dalam jangka panjang.
Manajemen Fasilitas akan membuat setiap orang mengakui tanggung jawab dan mencari inovasi untuk membedakan lingkungan mereka, serta berkontribusi pada budaya perusahaan. Hal ini tentang meningkatkan seluruh ‘pengalaman pelanggan’, dari saat seorang karyawan berjalan melewati pintu di pagi hari hingga keberangkatan mereka di malam hari.
Selain membuat karyawan bahagia, layanan FM juga harus bekerja untuk memberdayakan karyawan dan membantu mereka menetapkan tujuan harian mereka sendiri. Ini dapat melibatkan sistem yang disederhanakan untuk melacak tugas mereka sepanjang hari, atau sistem komunal bagi karyawan untuk menandai masalah apa pun yang mereka identifikasi ke tim FM.
Manajer fasilitas juga akan memberikan data strategis utama kepada eksekutif perusahaan untuk melihat setiap peluang yang membuat lingkungan lebih nyaman dan menarik bagi staf, pengunjung, pelanggan, dan lainnya.
Dari mengkoordinasikan pengaturan meja dan tempat duduk, hingga solusi pengendalian iklim yang efektif dan pengelolaan air di seluruh gedung, menjaga kesejahteraan dan kebahagiaan staf adalah tanggung jawab vital bagi setiap profesional FM.
Baca juga:
- Mengelola Proyek
Mengawasi anggaran dan memastikan proses dicapai dengan tenggat waktu adalah fungsi penting bagi FM. Baik itu pengembangan jangka pendek satu kali atau proyek yang akan berlangsung selama bertahun-tahun. Profesional FM akan bertanggung jawab untuk memastikan proyek tetap sesuai anggaran, setiap tugas diselesaikan, dan didokumentasikan.
Aspek kunci lain dari manajemen proyek adalah mengawasi pekerjaan kontraktor dan subkontraktor yang ditunjuk untuk mendukung proyek hingga selesai. Memastikan bahwa kelompok-kelompok ini berada di lokasi, memiliki izin dan sertifikasi yang benar, dan secara akurat memastikan waktu pengerjaan mereka sangat penting untuk manajemen biaya secara keseluruhan.
Profesional FM memiliki tanggung jawab seperti:
- Memberi kontraktor semua informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.
- Menjaga agar database kontraktor tetap mutakhir dan dikelola dengan baik.
- Memastikan bahwa protokol keamanan dan keselamatan dipenuhi secara konsisten.
- Menerima pembaruan produk dan memeriksa bahwa tugas telah ditandatangani setelah diselesaikan.
- Mengintegrasikan Teknologi
Fungsi selanjutnya dari Manajemen Fasilitas adalah implementasi teknologi di dalam organisasi dan bagaimana teknologi itu diintegrasikan ke dalam infrastruktur yang sudah ada.
Hal ini telah menjadi aspek yang semakin penting dari peran profesional FM dalam beberapa tahun terakhir, terutama melalui evolusi solusi CAFM/IWMS seperti MRI Evolution, dengan kapasitas untuk mempengaruhi semua tujuan manajemen fasilitas.
Meskipun biasanya merupakan tanggung jawab TI untuk menerapkan teknologi baru itu sendiri, FM sering kali menjadi yang pertama dan terakhir memutuskan tentang bagaimana teknologi itu dipilih dan digunakan.
Contoh modern dari hal ini adalah meningkatnya keterlibatan Internet of Things (IoT) ke dalam proses fasilitas sehari-hari. IoT menanamkan objek dengan konektivitas jaringan nirkabel, memungkinkan mereka untuk mengirim dan menerima data, serta berinteraksi satu sama lain tidak seperti sebelumnya.
Perangkat yang berkomunikasi melalui jaringan global, seperti pemantauan otomatis fluktuasi suhu air atau penyesuaian kontrol iklim waktu nyata, dapat meningkatkan tempat kerja dan membuat kerja lebih nyaman bagi karyawan. Oleh karena itu, merupakan tanggung jawab manajer FM untuk:
- Pahami teknologi seperti ini dan cara kerjanya di tempat kerja.
- Menilai biaya yang diperlukan dan apakah ini sejalan dengan manfaat yang akan diperoleh perusahaan sebagai imbalannya.
- Rangkullah potensi perubahan dibanding mengabaikan peluang untuk inovasi
Karena peran teknologi dalam FM menjadi semakin penting di era digital ini, pemanfaatan teknologi ini telah menjadi fungsi utama bagi industri manajemen fasilitas di seluruh dunia.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat meningkatkan pemahaman Anda tentang berbagai fungsi manajemen fasilitas dan peran yang dilakukan masing-masing dalam mengawasi fasilitas dan membuat tempat kerja senyaman mungkin bagi orang-orang di dalamnya.
Leave a Reply