Integrasi ISO 41001 dan ISO 55001

7 Menit Membaca

Sistem manajemen terintegrasi merupakan sistem manajemen yang mengintegrasikan semua sistem dan proses organisasi perusahaan dalam satu kerangka lengkap, yang memungkinkan untuk bekerja sebagai satu kesatuan dengan tujuan terpadu atau terintegrasi. Sistem ini memadukan semua komponen bisnis menjadi satu sistem.

Saat perusahaan Anda ingin menerapkan beberapa standar dan sistem manajemen ISO, maka sangat perlu untuk mengintegrasikan sistem-sistem manajemen tersebut dengan Sistem Manajemen Integrasi (Integrated Management System).

Dimana perusahaan nantinya memiliki satu sistem yang merupakan gabungan dari 2 atau lebih standar sistem manajemen. Dalam penerapannya tentu harus memenuhi persyaratan dasar dari Sistem Manajemen Terintegrasi.

Dua sistem manajemen, yaitu ISO 41001 Manajemen Fasilitas – Sistem Manajemen dan ISO 55001 Manajemen Aset – Sistem Manajemen, merupakan dua sistem yang bisa diintegrasikan. Kedua standar sistem manajemen ini dikembangkan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Tulisan ini menyoroti keterkaitan penting dari dua standar sistem manajemen tersebut. Berikut ini penjelasannya:

 

Apa Itu ISO 41000?

ISO 41001, Facility management – Management systems – Requirements with guidance for use, atau Manajemen Fasilitas, yaitu sistem yang mengatur tentang manajemen fasilitas. Sistem ini mengatur fungsi organisasi yang mengintegrasikan orang, tempat, dan proses dalam lingkungan binaan dengan tujuan meningkatkan kualitas hidup orang dan produktivitas bisnis inti.

ISO 41001 diterbitkan oleh badan penetapan standar internasional pada bulan April tahun 2018 ini untuk membantu tim Facility Management (FM) mencapai efisiensi optimal. FM  merupakan disiplin strategis dan profesional yang memberikan kinerja optimal layanan dukungan untuk semua jenis dan ukuran organisasi permintaan.

Dampak dari program FM strategis yang diterapkan dengan benar melampaui operasi dan pemeliharaan. Hal ini dapat mempengaruhi keterlibatan dan retensi karyawan, mendukung aset misi-kritis permintaan organisasi, dan meminimalkan risiko organisasi.

Baca juga :

• TUJUAN DAN MANFAAT ISO 55001 – SISTEM MANAJEMEN ASET

• Memahami Rencana Manajemen Aset Strategis Menggunakan ISO 55001

Standar FM memberikan panduan khusus bagi tim dan organisasi individu untuk menunjukkan komitmen terhadap kualitas dan peningkatan berkelanjutan melalui pendekatan sistem yang kuat untuk mengelola kebutuhan layanan dukungan dan lingkungan yang dibangun dari organisasi permintaan.

Manajer fasilitas di seluruh dunia berkewajiban untuk memanfaatkan rangkaian standar ISO 41000 dalam organisasi mereka dan mempromosikan bahasa dan pendekatan yang sama untuk strategi dan praktik FM.

FM ini fokus utamanya adalah menyediakan kerangka kerja dan kriteria yang dapat digunakan untuk mengukur tim manajemen fasilitas sesuai dengan tujuan organisasi.

Menerapkan ISO 41001 Manajemen Fasilitas memberikan sejumlah manfaat, berikut manfaat yang bisa didapatkan:

1. Peningkatan produktivitas, keselamatan dan kesehatan serta kesejahteraan tenaga kerja.
2. Meningkatkan komunikasi persyaratan dan metode antara organisasi sektor publik dan swasta.
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas, sehingga meningkatkan manfaat biaya bagi organisasi.
4. Peningkatan konsistensi layanan.
5. Menyediakan platform umum untuk semua jenis organisasi.
6. Memastikan sesuai dengan kebijakan manajemen.
7. Mendapatkan sertifikasi dari badan sertifikasi yang terakreditasi.

Menerapkan Manajemen Fasilitas akan memberikan disiplin profesional yang menyentuh kepada setiap organisasi dan memiliki pengaruh signifikan terhadap bagaimana perusahaan berfungsi di sejumlah bidang. 

 

Apa Itu ISO 55001?

ISO 55001, Asset management – Management system – Requirements adalah standar internasional dari badan ISO mengenai manajemen aset. Standar yang diterbitkan International Organization for Standardisation (ISO) ini menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen aset dalam konteks organisasi.

Aset sendiri merupakan unsur yang sangat penting bagi organisasi. Mengelolanya dengan cara yang terkendali akan mengoptimalkan biaya dan risiko, memungkinkan keputusan yang tepat waktu dan berdasarkan fakta, serta memberikan nilai dalam memenuhi tujuan perusahaan.

Sistem manajemen ISO 55001 ini menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan kebijakan, tujuan, proses, dan tata kelola manajemen aset, serta memfasilitasi pencapaian tujuan strategis organisasi. Standar ini menggunakan proses terstruktur, efektif, dan efisien yang mendorong peningkatan berkelanjutan dan penciptaan nilai berkelanjutan dengan mengelola biaya, kinerja, dan risiko terkait aset.

Menerapkan standar ISO 55001 dapat mendukung organisasi yang berjuang untuk menciptakan budaya proaktif, perbaikan berkelanjutan, dan dapat mendorong efektivitas dan efisiensi organisasi dalam realisasi peningkatan nilai dari asetnya. Ini mencerminkan pemikiran terbaru dan praktik terbaik dalam manajemen aset.

Mengembangkan dan menerapkan kerangka kerja manajemen aset berdasarkan standar ISO 55001 menunjukkan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal (misalnya regulator, pelanggan, perusahaan asuransi) bahwa organisasi mengelola kinerja, risiko, dan biayanya dengan cara yang sangat efektif dan efisien.

Menerapkan ISO 5501 Manajemen Aset pada organisasi akan memberikan sejumlah manfaat, yaitu:

1. Kinerja lebih optimal.
2. Efisiensi biaya.
3. Manajemen  risiko yang lebih baik.
4. Peningkatan terjamin dan pertumbuhan bisnis.
5. Pengambilan keputusan yang efektif.
6. Meningkatkan reputasi organisasi.

Pada intinya, Manajemen Aset mengkoordinasikan keuangan, operasional, pemeliharaan, risiko, dan aktivitas terkait aset lainnya dari suatu organisasi untuk mewujudkan nilai lebih dari asetnya. Rangkaian standar internasional ini berfokus pada pengelolaan aset fisik dan aset tidak berwujud.

 

 

Manfaat Integrasi ISO 41001 dengan ISO 55001

Badan standar ISO menetapkan serangkaian standar sistem manajemen untuk membantu organisasi meningkatkan kinerjanya. Sistem manajemen kemudian menciptakan budaya organisasi untuk perbaikan berkelanjutan, kepemimpinan visioner, kesadaran karyawan, dan keterlibatan pemangku kepentingan.

Organisasi menggunakan sistem manajemen untuk lebih memfokuskan kebijakan, tujuan, dan proses untuk mencapai tujuan organisasi dengan lebih baik. Dua manajemen sistem ini memiliki keterkaitan penting yang dikembangkan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan:

• ISO 55001, Manajemen Aset – Sistem Manajemen – Persyaratan.
• ISO 41001, Manajemen Fasilitas – Sistem Manajemen – Persyaratan dengan Panduan Penggunaan.

Bagaimana Manajemen Aset dan Manajemen Fasilitas bekerja sama untuk meningkatkan kinerja organisasi dan kualitas hidup? Berikut sejumlah manfaat yang diberikan:

1. Standar ISO 55001 Manajemen Aset membantu organisasi memperoleh nilai yang lebih besar dari aset mereka. Hal itu karena sistem yang diterapkan tidak fokus pada aset, tetapi pada nilai yang diberikan aset kepada organisasi. 
2. Manajemen Aset atau Asset Management (AM) menerjemahkan tujuan organisasi ke dalam keputusan teknis dan keuangan, rencana dan kegiatan dengan menyelaraskan kepemimpinan dan budaya tempat kerja, dan memberikan jaminan bahwa aset akan memenuhi tujuan yang diperlukan. 
3. Standar ISO 41001 Manajemen Fasilitas membantu organisasi mengelola, mengoperasikan, dan memelihara fasilitas, aset, dan layanan untuk memenuhi persyaratan operasional yang selalu berubah dalam cara yang efisien dan efektif. 
4. ISO 41001 Manajemen Fasilitas mengatur persyaratan kelompok pemangku kepentingan yang berbeda dan hubungan timbal balik antara inti kegiatan bisnis dan layanan pendukung serta lingkungan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan organisasi.
5. Menerapkan ISO 55001 Manajemen Aset dan ISO 41001 Manajemen Fasilitas dapat memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan dan mengelola fasilitas dan aset dengan lebih baik, memfokuskan dan mengoptimalkan aktivitas, serta memperoleh fungsi dan nilai yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
6. Standar ISO 55001 Manajemen Aset memberikan pendekatan sistematis untuk menghubungkan nilai yang berasal dari aset dengan tujuan organisasi. Sementara ISO 41001 Manajemen Fasilitas menyediakan fasilitas pengorganisasian struktur operasi melalui manajemen sumber daya, nilai uang, standar tempat kerja, kepatuhan, dampak lingkungan, efisiensi dan efektivitas keseluruhan fasilitas, aset, dan layanan yang memenuhi kebutuhan organisasi permintaan. 
7. Bersama-sama standar ini memberikan dasar dan kerangka kerja bagi organisasi untuk memastikan fasilitas, aset, dan layanan dikelola secara efektif dan efisien untuk meningkatkan aktivitas dan risiko operasional, mencapai tujuan kinerja organisasi, dan berkontribusi pada kualitas hidup.

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa diketahui keterkaitan penting dari dua standar sistem manajemen yang  dikembangkan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Kedua ISO tersebut saling berhubungan dan memberi nilai tambah satu sama lain.