Berbicara tentang pelaksanaan proses Implementasi ISO dalam perusahaan, tentunya melalui berbagai tahapan. Apa saja tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan untuk mendapatkan Sertifikasi ISO? Dalam artikel ini, kita akan membahas secara rinci tahapan-tahapan dalam proses pelaksanaan Sertifikasi ISO, serta membahas Badan Sertifikasi ISO yang akan dipilih oleh perusahaan.
- MEMBUAT KOMITMEN
Top Management harus membuat komitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa Standar ISO yang dipilih sudah tepat bagi perusahaan.
- MEMBENTUK TIM ISO
Perusahaan harus membentuk tim ISO yang terdiri dari ketua project dan tim. Dalam tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi/departemen (yakni dept. head dan staf). Penetapan Management Representative boleh ada atau ditiadakan, tetapi Top Management harus berperan secara aktif dalam penerapan Sistem Manajemen ISO sebagai fungsi Leadership.
- MELAKSANAKAN PELATIHAN ISO
Menetapkan waktu pelaksanaan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan yang meliputi pelatihan Awareness (pengenalan), Dokumentasi dan Internal Audit. Tahapan ini dapat dilakukan oleh Lembaga Pelatihan ISO dari eksternal untuk mengajarkan pemahaman yang jelas kepada karyawan tentang persyaratan dan prosedur ISO.
- MENGGUNAKAN JASA KONSULTAN ISO
Perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan ISO untuk membantu memberikan strategi implementasi dan mampu meningkatkan nilai proses bisnis. Penggunaan Konsultan ISO tidak menghapus tanggung jawab Top Management untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen ISO. Pihak perusahaan dapat menanyakan apa saja terkait dengan implementasi kepada Konsultan ISO.
Catatan : Ketika sebuah perusahaan yang menerapkan Adopt System dari Mother Company, maka harus diuji terlebih dahulu kesesuaiannya terhadap penerapan di perusahaan tersebut.
- MELAKUKAN GAP ANALYSIS
Gap Analysis adalah menganalisis proses dan prosedur yang berlaku dalam suatu perusahaan. Gap Analysis akan menentukan seberapa besar perbedaan antara proses operasional atau produksi perusahaan dengan persyaratan ISO yang harus diterapkan.
- PEMBUATAN DOKUMEN
Setelah melakukan Gap Analysis, tim ISO membuat dokumen sesuai dengan persyaratan ISO yang akan diterapkan. Tetapkan Kebijakan, Struktur Organisasi, Job Desc, KPI, Pedoman, dan Prosedur dari masing-masing departemen di dalam perusahaan. Jika dibutuhkan penjelasan secara terperinci, maka dapat dibuatkan dokumen pendukungnya seperti Standar Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir.
- IMPLEMENTASI SISTEM ISO
Perlu dicatat bahwa untuk memiliki Sertifikat ISO, perusahaan harus sudah beroperasi minimal 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan telah mengerti, mematuhi dan menjalankannya.
- MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL
Tahapan ini mencakup pelaksanaan Audit Internal Sistem Manajemen perusahaan mulai dari menyusun agenda tahunan audit sampai dengan evaluasi ke Top Management. Internal Audit bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen memenuhi persyaratan Sistem Manajemen perusahaan diterapkan dan dipelihara secara efektif.
- TINJAUAN MANAJEMEN
Tahapan ini mencakup kegiatan perencanaan dan pelaksanaan Tinjauan Manajemen, serta melakukan follow up terhadap pelaksanaannya serta pelaporan pencapaian hasilnya. Melakukan peninjauan kesesuaian dan keefektifan dari Sistem Manajemen, serta pencapaian performa perusahaan. Menetapkan tindakan yang harus dilakukan untuk memperbaiki efektifitas sistem dan performa perusahaan yang bermasalah (performa yang memburuk).
- AUDIT SERTIFIKASI ISO
Tahapan ini sebagai penentuan kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Perusahaan yang telah memiliki dan menerapkan persyaratan sistem ISO dapat mengajukan permohonan sertifikasi kepada Badan Sertifikasi ISO. Proses Sertifikasi ISO terdiri dari 2 tahap, yaitu :
-
- Audit Tahap Pertama; yakni audit kecukupan yaitu proses pemeriksaan dokumentasi perusahaan, tujuannya untuk menentukan bahwa sistem telah memenuhi persyaratan ISO. Setelah dokumentasi perusahaan dinilai cukup, maka akan dilanjutkan ke pre-assessment. Pre-assessment adalah proses pemeriksaan dan pengujian awal implementasi sistem, hal ini bertujuan untuk memastikan sistem telah siap secara menyeluruh.
- Audit Tahap Kedua; yakni main-assessment yaitu proses penilaian kesesuaian secara menyeluruh.
Jika perusahaan telah dinilai memenuhi kriteria kesesuaian dengan sistem ISO dan memiliki kelayakan, maka akan langsung mendapatkan Sertifikat ISO yang diberikan oleh Badan Sertifikasi ISO. Tahapan ini juga dikatakan sebagai penentuan label kelayakan perusahaan untuk mendapatkan Sertifikat ISO.
Demikian beberapa tahapan untuk mendapatkan Sertifikat ISO. Untuk kemudahan, Anda bisa memanfaatkan www.icicert.com untuk memperoleh Sertifikasi ISO di Indonesia.
PT ICICERT Manajemen Indonesia merupakan sebuah lembaga sertifikasi dan pelatihan ISO yang berbasis di Jakarta dengan visi dan misi layanan yang bersifat global, yang didedikasikan untuk kepuasan pelanggan dan selalu percaya diri dalam memberikan layanan kepada semua klien dengan kualitas terbaik.
Sumber : Ririn Puji Astuti
Leave a Reply