Tips Mempersiapkan Perusahaan untuk Upgrade / Implementasi ISO

posted in: Article | 0

tips implementasi ISO

Seringkali kita temukan bahwa upgrade & penerapan / implementasi ISO (baik itu ISO 9001, ISO 14001, ataupun OHSAS 18001 yang sekarang diganti ISO 45001) menjadi “momok” yang menakutkan bagi tim pelaksana ISO di suatu perusahaan. Karena dalam proses implementasinya tim atau orang yang terlibat akan dituntut untuk melakukan kerja “tambahan” yang berkaitan dengan standar ISO terkait. Sehingga perlu bagi kita untuk memahami bagaimana mempersiapkan organisasi/perusahaan untuk implementasi ISO, sehingga ISO tidak lagi menjadi ketakutan tersendiri.

Bagaimana sebuah organisasi mempersiapkan pelaksanaan upgrading & implementasi akan tergantung pada faktor-faktor seperti ukuran dan kompleksitas proses, pengetahuan saat ini, budaya yang terkait dengan standar (kualitas, lingkungan, keselamatan, dll), kematangan setiap sistem yang ada yang terkait dengan standar, dan banyak hal lainnya. Berikut beberapa tips yang akan memfasilitasi proses pelaksanaan sistem manajemen.

Mengetahui tentang Standar ISO yang akan diterapkan.

Sangat penting bahwa beberapa personel tahu persyaratan standar sistem manajemen yang akan diterapkan. Terutama bila ada banyak perubahan dari standar versi lama ke versi yang baru. Semua orang tidak perlu menjadi ahli pada persyaratan standar tertentu yang akan dilaksanakan, tetapi tim pelaksana ISO perlu sepenuhnya mengetahui dan memahami semua persyaratan standar terkait.

Memberitahu semua pekerja tentang akan adanya upgrading atau implementasi ISO.

Proses upgrading dan proses implementasi bukanlah tugas dari hanya beberapa orang pilihan. Setiap pekerja perlu terlibat dalam proses ini. Setiap pekerja perlu tahu apa yang dilaksanakan, mengapa itu sedang dilaksanakan, yang merupakan manfaat bagi organisasi/perusahaan juga bagi diri mereka sendiri, dan bagaimana mereka akan terlibat dalam proses. Ketika semua pekerja diberitahu, mereka akan lebih terbuka dan bersedia untuk berkolaborasi dalam pelaksanaannya.

Menganalisis situasi organisasi/perusahaan saat ini.

Sebelum mulai menerapkan sistem manajemen ISO, organisasi/perusahaan perlu mengetahui tingkat kesesuaian sistem mereka saat ini dengan standar yang akan dipenuhi. Hal ini akan memungkinkan organisasi/perusahaan untuk memahami terlebih dahulu kekuatan dan kelemahan sistem yang ada jika dibandingkan dengan sistem manajemen ISO yang akan diimplementasikan serta memperkirakan waktu yang diperlukan untuk implementasi ISO.

Memetakan Proses.

Menetapkan dan merekam proses saat ini untuk mengetahui hubungan antara departemen dan bagaimana proses aliran dalam organisasi/perusahaan. Hal ini akan memungkinkan organisasi/perusahaan untuk merencanakan proses pelaksanaan upgrading atau proses implementasi ISO.

Meninjau prosedur dan instruksi kerja yang ada.

Dalam implementasi ISO ada banyak proses yang perlu ditulis dan informasi yang perlu didokumentasikan untuk menjamin bahwa kegiatan sudah dilakukan dengan cara yang benar. Organisasi/perusahaan harus meninjau apa saja proses yang perlu didokumentasikan dan berapa banyak instruksi kerja harus dimiliki. Organisasi juga harus memiliki rencana tentang berapa banyak waktu yang harus digunakan/dihabiskan dalam mengembangkan dan meninjau dokumen prosedur dan instruksi kerja.

Meninjau Program Pelatihan.

Pelatihan merupakan bagian penting dalam proses implementasi ISO. Pelatihan berfungsi untuk memberikan kesadaran dan pemahaman kepada pekerja yang terlibat secara khusus dalamimplementasi Standar ISO. Sehingga perlu bagi organisasi/perusahaan untuk menganalisa prgram pelatihan apa saja yang diperlukan saat ini untuk mendukung implementasi standar ISO yang akan dicapai.

Demikian beberapa rekomendasi yang akan membantu organisasi/perusahaan untuk mempersiapkan proses penerapan sistem manajemen ISO. Satu lagi yang harus diingat  bahwa dalam proses upgrading dan proses implementasi sistem manajemen ISO, bahwa semua pihak dalam organisasi/perusahaan harus bekerja untuk tujuan yang sama dan bergerak ke arah yang sama.

Semoga bermanfaat

Leave a Reply