Tips Persiapan Menghadapi Audit ISO

Tidak peduli seberapa banyak audit ISO yang telah dilalui suatu organisasi, selalu ada rasa khawatir dan cemas yang dirasakan ketika waktu audit akan datang. Berikut adalah beberapa rekomendasi untuk menyingkirkan rasa khawatir dan mempersiapkan organisasi agar sukses menghadapi audit sistem manajemen berdasarkan standar ISO.

Siapkan karyawan

• adakan kegiatan sosialisasi ulang (refresh) tentang kebijakan mutu dan pastikan semua karyawan mengetahuinya. Tidak perlu bagi para pekerja untuk menghafalnya, tetapi mereka harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa komitmen organisasi dalam hal kualitas/mutu.
• adakan kegiatan sosialisasi ulang (refresh) sasaran mutu. Para pekerja harus tahu apa sasaran mutu organisasi dan bagaimana mereka berkontribusi dalam pencapaian sasaran tersebut. Mereka harus tahu dan mampu menjelaskan bagaimana hari aktivitas keseharian mereka mempengaruhi sasaran mutu.
• Pastikan bahwa setiap karyawan telah dilatih untuk melakukan tugas mereka.
• Pastikan semua karyawan tahu di mana untuk menemukan prosedur, instruksi kerja dan formulir yang relevan untuk melakukan dan merekam dengan benar suatu kegiatan atau proses tertentu.
• Sosialisasikan kepada karyawan terkait ruang lingkup audit, apa saja yang akan diperiksa dan kapan mereka akan diaudit.
• Para pekerja harus memiliki kepercayaan diri untuk menjawab apa yang mereka ketahui, dan memiliki kepercayaan diri yang sama untuk mengatakan ”Saya tidak tahu” ketika mereka tidak yakin apa yang mereka jawab.

Periksa semua informasi yang didokumentasikan

• Pastikan daftar dokumen dan rekaman telah diperbarui (update)
• Periksa bahwa semua dokumen telah ditinjau, disetujui, dikomunikasikan dan diikuti oleh semua orang yang terlibat dalam proses atau kegiatan.
• Pastikan tidak ada yang menggunakan dokumen usang.
• Periksa semua rekaman yang digunakan dan rekaman tersebut diisi dengan benar.

Pastikan semua proses dilakukan dengan benar

• Pastikan bahwa semua prosedur (baik yang didokumentasikan atau tidak) sudah dipatuhi.
• Pastikan bahwa proses kritis dilakukan dengan cara yang sama (cara yang benar) oleh semua orang.

Periksa proses tindakan korektif

• Tinjau temuan dari audit sebelumnya dan pastikan mereka telah dipenuhi/diperbaiki.
• Semua ketidaksesuaian harus dicatat dengan baik, diselidiki dan tindakan perbaikan sudah dilaksanakan pada saat audit.
• Tindakan korektif yang telah dieksekusi dan ditutup perlu memiliki verifikasi yang tepat dalam hal keefektifannya.

Mengatur tempat kerja

• Sangat sulit untuk melakukan pengendalian kualitas di tempat kerja berantakan, kotor dan tidak terorganisir, dan auditor mengetahui hal tersebut. Jadi, luangkan waktu untuk mengatur tempat kerja (kantor, meja, gudang dll).
• Pastikan catatan, bentuk, prosedur dan dokumen yang relevan tersedia dan berada di tempat yang mudah untuk ditemukan.

Bersiaplah untuk melaksanakan audit yang profesional

• Perlakukan auditor secara profesional dan dengan hormat sejak hari pertama.
• Jangan terlalu paranoid. Auditor bukanlah musuh, mereka akan datang untuk membantu organisasi mengetahui kelemahan organisasi, sehingga organisasi bisa mengambil tindakan yang diperlukan untuk perbaikan.
• Jangan menunggu menit terakhir untuk mempersiapkan audit.
• Mempersiapkan audit membutuhkan waktu dan usaha. Semakin cepat organisasi mulai mempersiapkan audit, semakin baik hasil yang akan didapat.

Demikian penjelasan kami terkait tips persiapan menghadapi audit sistem manajemen berdasarkan standar ISO. Semoga bermanfaat.