Rahasia Perusahaan Manufaktur Mengelola Manajemen, Kuncinya di LQMS?

12 Menit Membaca–

Persaingan dalam dunia bisnis saat ini menuntut perusahaan agar terus meningkatkan hasil produksi baik dari segi kualitas, harga, jumlah produksi, dan kepuasan konsumen. Terlebih saat ini telah memasuki era Masyarakat Ekonomi ASEAN yang membuat perusahaan harus semakin kompetitif.

Penerapan Lean Quality Management System (LQMS) atau Sistem Manajemen Kualitas Ramping terintegrasi dengan ISO 9001 merupakan perangkat sistem yang membantu perusahaan mencapai tujuan itu. Selain mampu meningkatkan efektivitas juga memberikan competitive advantages karena perusahaan menitikberatkan pada kepuasan pelanggan.

Penerapan lean (ramping) dapat meningkatkan efisiensi sehingga proses produksi organisasi menjadi lebih ramping. Lean dan ISO 9001 dapat diintegrasi, integrasi ini disebut dengan Lean Quality Management System (LQMS).

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang LQMS, simak penjelasan berikut:

Apa itu LQMS (Lean Quality Management System)?

Lean Quality Management System (LQMS) merupakan pendekatan manajemen yang berupaya meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan dengan menghilangkan pemborosan dari proses bisnis. Fokusnya adalah pada peningkatan nilai yang diberikan kepada pelanggan melalui optimalisasi sumber daya.

Sistem Manajemen Mutu ISO Lean berfokus pada penghapusan pemborosan secara terus-menerus untuk menurunkan biaya, meningkatkan kualitas, dan mencapai pesanan tepat waktu atau On Time Delivery (OTD) 100 persen setiap saat.

Lean akan melakukan evaluasi terus menerus terhadap pemborosan dan efisien dengan menghilangkan kegiatan yang non value added (tidak ada nilai tambah) dan waste (pemborosan).

Lewat penerapan lean, bisa memenuhi permintaan pelanggan yaitu harga yang bagus, tidak ada cacat kualitas yang diselesaikan sebelum pengiriman (mereka tidak ingin membayar untuk kualitas Anda yang buruk), tidak ada pengerjaan ulang, tidak ada persediaan yang berlebihan, atau limbah manufaktur lainnya.

Pemborosan Dalam Lean Manufacturing

Lean Manufacturing berperan sebagai strategi atau upaya perbaikan secara berkelanjutan dalam proses operasional perusahaan manufaktur, khususnya terkait dengan pengendalian limbah lini produksi.

Tingginya tingkat waste dalam lini produksi dapat menjadi hambatan, sehingga menyebabkan tidak tercapainya efisiensi waktu produksi. Oleh karena itu diperlukan adanya upaya meminimalisasi limbah yakni mengurangi pemborosan baik dari sisi bahan baku, gerakan, lalu lintas bahan baku, proses menunggu, pengerjaan ulang maupun proses perbaikan.

Berikut ini adalah 7 limbah yang umumnya muncul dalam industri manufaktur yang harus diperhatikan secara khusus oleh manajemen operasional perusahaan:

1. Overproduction (Produksi Berlebihan)
   Pemborosan terjadi karena kelebihan produksi baik yang berbentuk barang jadi maupun barang setengah Jadi, tetapi tidak ada pesanan dari pelanggan. Beberapa Alasan akan adanya overproduction (kelebihan produksi) antara lain waktu setup mesin yang lama, kualitas yang rendah, tidak adanya perencanaan produksi yang akurat.

2. Inventory (Pemborosan Persediaan)
   Waste atau pemborosan yang terjadi karena Inventory merupakan salah satu akibat dari waste overproduction. Akumulasi produksi  berlebihan di semua tahap produksi akan memerlukan tempat penyimpanan, modal yang besar, serta tambahan tenaga/orang yang mengawasinya dan pekerjaan dokumentasi.

3. Cacat/Kerusakan
   Pemborosan yang terjadi karena buruknya kualitas atau adanya cacat/kerusakan sehingga diperlukan perbaikan. Ini akan menyebabkan biaya tambahan berupa biaya tenaga kerja, komponen yang digunakan dalam perbaikan dan biaya-biaya lainnya.

4. Sampah Transportasi/Pemindahan
   Pemborosan yang terjadi karena tata letak produksi yang buruk, pengorganisasian tempat kerja yang kurang baik sehingga memerlukan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Hal ini akan menyebabkan waktu pengerjaan, dan terbuangnya tenaga yang tidak diperlukan sehingga menghasilkan output yang tidak maksimal.

5. Pemborosan Gerakan
   Pemborosan gerakan pekerja maupun mesin yang tidak perlu dan tidak memberikan nilai tambah terhadap produk tersebut.

6. Menunggu
   Seseorang atau mesin tidak melakukan pekerjaan, status tersebut disebut menunggu. Menunggu terjadi karena proses yang tidak tepat sehingga ada pekerja yang harus menunggu untuk melakukan pekerjaan, adanya kerusakan mesin, pasokan komponen yang terlambat, ketidak seimbangan alat maupun menunggu keputusan atau informasi tertentu.

7. Over Processing
   Over Processing merupakan proses yang berlebihan, yaitu proses yang tidak memberikan nilai tambah ini merupakan pemborosan atau proses yang berlebihan.

Tujuh Pemborosan atau seven Waste ini dikenal dengan singkatan menjadi “TIM WOOD”.

Manfaat Manajemen Lean

Manajemen Lean memberikan sejumlah manfaat kepada perusahaan. Manfaat utama mengadopsi pendekatan lean untuk manajemen adalah:

1. Pengurangan limbah.
2. Peningkatan kepuasan pelanggan.
3. Peningkatan produktivitas dan efisiensi.
4. Peningkatan penggunaan sumber daya.
5. Proses bisnis yang cerdas.
6. Langkah Manajemen Lean

Ada 5 langkah dasar untuk proses manajemen lean yaitu: nilai, pemetaan, mengalir, menarik, dan peningkatan berkelanjutan. Berikut penjelasan lebih detail:

1. Mengidentifikasi Nilai
   Langkah pertama untuk manajemen lean adalah mengidentifikasi masalah yang dimiliki pelanggan di mana produk atau layanan yang ditawarkan adalah solusi yang Anda berikan. Aktivitas dan proses yang tidak memungkinkan dan meningkatkan nilai yang diberikan kepada pelanggan dapat dianggap sebagai pemborosan yang dapat dihilangkan.

2. Pemetaan Aliran Nilai
   Langkah kedua adalah memetakan seluruh alur kerja perusahaan, menguraikan urutan semua aktivitas, dan orang-orang yang berkontribusi dalam menyediakan produk atau layanan kepada pelanggan.

3. Membuat Aliran Berkelanjutan
   Membuat aliran berkelanjutan dalam menganalisis peta aliran nilai dan memastikan bahwa setiap alur kerja berjalan lancar, bebas dari gangguan atau luapan. Memecah alur kerja menjadi langkah-langkah individu akan membantu Anda mengidentifikasi dan menghapus semua inefisiensi proses.

4. Membuat Tarik
   Langkah ini melibatkan memastikan bahwa alur kerja Anda beroperasi sebagai sistem tarik, di mana pekerjaan hanya dimulai ketika ada permintaan untuk itu. Tujuannya untuk meminimalkan biaya overhead, mengoptimalkan biaya penyimpanan dan memastikan bahwa sumber daya difokuskan pada penambahan nilai pada produk atau layanan yang dibutuhkan.

5. Peningkatan Berkelanjutan
   Langkah terakhir dalam pendekatan manajemen lean adalah terus memantau alur kerja perusahaan, mengamati apa yang sedang dilakukan dan perlu dilakukan, mengidentifikasi hambatan apa pun dan menilai di mana perbaikan dapat dilakukan.

LQMS dan Standar ISO 9001

Pendekatan manajemen lean pada dasarnya adalah sistem manajemen mutu. Ini adalah proses berkelanjutan yang mengawasi semua aspek operasi organisasi, mengidentifikasi inefisiensi dan pemborosan yang tidak perlu.

Kuncinya adalah mampu memvisualisasikan aliran nilai. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi dan menghapus langkah-langkah yang tidak perlu dalam alur kerja, menghilangkan pemborosan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan memastikan bahwa semua aktivitas menciptakan nilai.

Manajemen lean bertindak sebagai panduan untuk membangun bisnis yang stabil dan sukses yang terus berkembang dan meningkat, mengidentifikasi masalah apapun dengan mudah dan menyelesaikannya dengan cepat.

Sistem ini mirip dengan pendekatan standar ISO 9001: Sistem Manajemen Mutu (SMM). Lean membantu bisnis dalam memaksimalkan efisiensi, meningkatkan kontrol kualitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Manfaat utama yang dapat dicapai dengan menerapkan kriteria ISO 9001 adalah:

1. Mengurangi biaya.
2. Peningkatan produktivitas dan efisiensi.
3. Memastikan bahwa pelanggan Anda didahulukan.
4. Mengidentifikasi peluang.
5. Menyelaraskan proses bisnis.
6. Memenuhi persyaratan undang-undang dan peraturan.
7. Kemampuan untuk mengidentifikasi potensi risiko dengan mudah.

Penerapan lean dapat meningkatkan efisiensi sehingga proses produksi menjadi lebih ramping. Lean dan ISO 9001:2008 dapat diintegrasi, integrasi ini disebut dengan Lean Quality Management System (LQMS).

Baca juga : Standar Terbaru ISO 9001:2015 dan Momentum Simplifikasi Proses Bisnis dan SOP

Integrasi Lean dalam Quality Management System dilakukan diantaranya melalui perbaikan pada proses dokumentasi maupun proses produksi perusahaan, dengan contoh rancangan seperti penerapan 5S (seiri, seiton, seiso, seiketsu, dan shitsuke) dalam pengurangan jumlah lembar dokumen dan penerapan gemba walk dalam proses audit internal.

Penerapan standar LQMS bisa membuat perusahaan memperoleh manfaat yang sejalan dengan ISO 9001 SMM. Namun, memperoleh sertifikasi ISO 9001 dapat meyakinkan pelanggan bahwa produk dan layanan Anda memiliki standar kualitas yang sesuai dengan harapan mereka.