Proses Audit Sertifikasi dalam ISO 9001

posted in: Article | 0

proses-audit-sertifikasi-dalam-iso-9001

Ketika Anda menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2015, Anda  perlu untuk berkomunikasi dengan lembaga sertifikasi untuk mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan untuk mengesahkan bahwa sistem manajemen Anda telah sesuai dengan persyaratan. Lembaga sertifikasi akan memberitahu Anda tentang audit dokumentasi, audit sertifikasi, dan siklus audit surveillance sampai Audit sertifikasi ulang. Lalu bagaimana proses kerja dari Audit tersebut? Berikut adalah penjelasan dari ISO Center.

Bagaimana sertifikasi dan siklus audit sertifikasi dilakukan?

Siklus audit sertifikasi tiga tahun digunakan untuk perusahaan bersertifikat ISO 9001, meskipun ada beberapa modifikasi yang mungkin seperti yang dijelaskan di bawah ini. Ketika Anda telah menerapkan SMM  dan memiliki sertifikasi pertama Anda, Anda akan mulai dengan audit dokumentasi. Di sinilah auditor dari lembaga sertifikasi akan meninjau semua dokumentasi Anda, dan membandingkannya dengan persyaratan standar ISO 9001: 2015, untuk memverifikasi bahwa apa yang telah Anda dokumentasikan memenuhi persyaratan standar.

Setelah dokumentasi dikonfirmasi, Anda akan dijadwalkan audit sertifikasi. Di sinilah lembaga sertifikasi akan melakukan audit di lokasi di semua proses SMM Anda diterapkan, dan kemudian mengeluarkan sertifikasi ISO 9001:2015 (ketika Anda telah benar-benar menyelesaikan tindakan korektif yang ditemukan). Anda kemudian akan dijadwalkan audit surveillance untuk dua tahun ke depan, sampai pemeriksaan ulang sertifikasi Anda pada tahun ketiga dari siklus audit sertifikasi Anda. Kebanyakan lembaga sertifikasi melakukan satu audit pengawasan setahun, tapi ini bisa lebih sering jika Anda bernegosiasi antara organisasi dan lembaga sertifikasi Anda.

Di bawah ini adalah grafis tentang bagaimana audit ini bekerja, dengan catatan bahwa garis kembali bahwa setelah audit re-sertifikasi, siklus berlanjut ke audit surveillance. Selama Anda menjaga sertifikasi Anda saat ini dengan lembaga sertifikasi yang sama, Anda tidak akan perlu untuk kembali ke audit sertifikasi. Namun, jika Anda mengubah lembaga sertifikasi atau versi standar ISO 9001 (sebagai perusahaan kini berubah dari ISO 9001: 2008 untuk ISO 9001: 2015). Ini seperti memulai kembali pada langkah audit baru, di mana audit penuh dilakukan dan kemudian sertifikat lama ditarik dan sertifikat baru diterbitkan.

skema-audit-sertifikasi

Apa perbedaan Audit Surveillance, Audit Sertifikasi dan Audit Re-Sertifikasi?

Apa perbedaan antara audit surveillance dan audit sertifikasi ataupun re-sertifikasi? Ketiganya dilakukan oleh lembaga sertifikasi, akan memiliki tindakan korektif yang dikeluarkan yang perlu ditangani, dan akan memiliki laporan audit yang dikeluarkan untuk perusahaan Anda sebagai catatan audit. Perbedaannya adalah jumlah jam yang ditujukan untuk proses dalam audit.

Untuk audit sertifikasi / re-sertifikasi, auditor lembaga sertifikasi akan melihat pelaksanaan setiap proses di dalam SMM Anda untuk memeriksa kesesuaian dengan standar ISO 9001, serta dokumentasi  perusahaan, efektivitas proses, dan perbaikan berkelanjutan. Audit ini pada umumnya dilakukan beberapa auditor dalam beberapa hari untuk menyelesaikan, tergantung pada ukuran perusahaan dan jumlah proses dalam SMM Anda.

Sebagai perbandingan, audit surveillance akan menghabiskan lebih sedikit waktu hanya pada beberapa bagian dari proses SMM Anda, bukan segalanya. Auditor akan memulai dengan melihat proses kunci Anda (seperti tinjauan manajemen, audit internal, dan tindakan korektif), dan kemudian hanya melihat beberapa proses yang tersisa dalam SMM Anda. Mereka mungkin juga hanya melihat sebagian dari seluruh organisasi, seperti hanya satu dari dua jalur produksi, atau situs tertentu yang dipilih oleh auditor. Ada aturan yang menganjurkan untuk menggunakan akar kuadrat dari semua lokasi yang akan diaudit; misalnya, jika ada total 16 toko ritel di lingkup sertifikasi, maka setidaknya empat harus diaudit dalam audit surveillance.

Karena auditor akan menghabiskan waktu yang lebih sedikit pada proses SMM Anda maka otomatis waktu untuk audit surveillance juga lebih sedikit dibandingkan audit sertifikasi. Tujuannya adalah agar lembaga sertifikasi mengaudit semua proses dan situs bisnis setidaknya sekali selama siklus pengawasan dua tahun.

Demikian penjelasan kami. Semoga bermanfaat. Untuk info pelatihan terkait ISO dan sejenis bisa Anda dapatkan di laman berikut.

Leave a Reply