BACA 10 – 15 MENIT–
ISO 9001 adalah standar internasional tentang sistem manajemen mutu (SMM) yang dikeluarkan oleh badan standarisasi internasional atau International Organization for Standardization (ISO).
Standar tersebut diterbitkan pertama kali pada tahun 1987 dan direvisi pada tahun 1994, 2000, dan 2008. Sementara ISO 9001:2015 merupakan versi terbaru ISO 9001:2008. Standar internasional ini menjadi pedoman perusahaan dalam menjaga konsistensi produk.
Sistem manajemen mengacu pada apa yang organisasi lakukan untuk mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang telah ditetapkannya sendiri, seperti memenuhi persyaratan kualitas pelanggan, sesuai dengan peraturan, aatau tujuan perusahaan, dan memenuhi sasaran mutu.
Standar ini memberikan sistem yang mengarahkan perusahaan memiliki pedoman operasional terbaik demi tujuan untuk menghasilkan kualitas yang terbaik pula.
Perusahaan dapat melakukan sejumlah langkah-langkah atau kaidah yang harus dilakukan untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Bagi perusahaan yang berminat, berikut ini penjelasan 18 langkah mudah untuk mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015
18 Langkah Mendapatkan Sertifikat ISO 9001
- Manajemen puncak harus memutuskan bahwa organisasinya memilih menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015.
- Manajemen puncak harus menyediakan sumber daya yang mumpuni untuk menerapkan ISO 9001:2015. Persiapan yang harus disediakan tersebut yaitu:
- Menyiapkan sumber daya manusia (SDM) seperti Management Representative, Pengendali Dokumen, dan Tim ISO untuk menyiapkan, memelihara, dan mengembangkan sistem manajemen mutu di perusahaan.
- Menyediakan waktu yang cukup. Minimal lakukan pertemuan Tim ISO 2 jam perhari atau bisa digabung menjadi sehari dalam seminggu untuk 3 bulan pertama penerapan, agar memastikan semua persyaratan ISO dipenuhi.
- Menyiapkan kebutuhan biaya untuk Konsultan ISO 9001 dan Sertifikasi ISO 9001.
- Bentuk tim minimal terdiri dari dua orang dari setiap divisi (dari tingkat atas atau kepala dan bawah atau staf tunjuklah salah seorang dari kepala tersebut sebagai Management Representative. Untuk menerapkan ISO 9001, pastikan Management Representative adalah karyawan yang paling mengerti proses bisnis perusahaan dan disegani oleh semua pihak.
- Buat rencana pelatihan pengenalan ISO 9001:2015 untuk semua karyawan. Sistem pelatihan dokumentasi ISO 9001 untuk tim ISO dan pelatihan audit internal untuk tim ISO. Perusahaan bisa menggunakan jasa Konsultan ISO 9001 untuk memberikan pelatihan kepada Tim ISO.
- Bandingkan sistem yang sudah berjalan di perusahaan dengan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Analisis apa saja persyaratan ISO 9001:2015 yang belum diterapkan.
- Rumuskan kebijakan mutu dan sasaran mutu (target pekerjaan) setiap divisi yang ada di perusahaan. Buatlah target yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Time Target).
- Rumuskan prosedur dasar dari ISO 9001:2015, yaitu prosedur pengendalian, prosedur pengendalian mutu rekaman, prosedur pengendalian mutu, prosedur perbaikan, prosedur tindakan pencegahan, prosedur audit internal, dan prosedur rapat manajemen.
- Rumuskan prosedur kerja untuk setiap divisi. Bagi proses atau kegiatan yang harus dikontrol maka harus dibuatkan prosedur. Contoh prosedur kerja: Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Perencanaan Produksi, Prosedur Penyimpanan Barang, Prosedur Pelaksanaan Survei Pelanggan, dll.
- Buatlah Instruksi kerja untuk menjalankan proses-proses yang rumit dan membutuhkan penjelasan detail. Bila perlu instruksi disertai gambar ilustrasi.
- Lengkapi prosedur kerja dan instruksi kerja tersebut dengan form isian. Formulir isian merupakan bukti bahwa prosedur tersebut dijalankan. Contoh form antara lain form serah terima barang, form evaluasi karyawan, form purchase request, form purchase order, dll.
- Buat pedoman yang berisi panduan penerapan ISO 9001:2015 di perusahaan Anda.
- Terapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang Anda kembangkan setidaknya 3 bulan untuk memastikan semua prosedur yang telah ditetapkan dijalankan sepenuhnya oleh semua karyawan.
- Buatlah pelatihan atau training audit internal untuk tim ISO. Perusahaan Anda bisa menggunakan jasa Konsultan ISO 9001 untuk memberikan pelatihan audit internal kepada Tim ISO.
- Jalankan audit internal pertama yang dilakukan oleh auditor internal yang telah mengikuti pelatihan. Auditor internal akan mengaudit seluruh divisi di perusahaan Anda dan memeriksa kecocokan dan ketidaksesuaian perusahaan dengan standar ISO atau prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
- Hubungi Badan Sertifikasi ISO untuk mengajukan audit sertifikasi. setidaknya Anda harus menghubungi Badan Sertifikasi satu bulan sebelum tanggal audit yang Anda inginkan.
- Laksanakan rapat manajemen yang dipimpin langsung oleh Manajemen Puncak untuk memastikan semua persyaratan ISO 9001:2015 telah diimplementasikan.
- Badan Sertifikasi ISO akan mengaudit anda dalam 2 tahap, yaitu Audit Awal dan Audit Utama. Pastikan Tim ISO anda telah siap dengan itu.
- Jika lolos, maka perusahaan Anda sekarang berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015. Jangan lupa untuk menampilkan logo sertifikasi di kartu nama, kop surat, kemasan luar produk untuk meningkatkan citra merek perusahaan Anda di mata pelanggan.
Bagaimana Mekanisme Audit Sertifikasi?
Sertifikat ISO 9001:2015 dikeluarkan oleh lembaga yang disebut badan sertifikasi. Badan sertifikasi yang eksis di Indonesia cukup banyak. Sebut saja diantaranya Sucofindo, SAI Global.
Terkait mekanisme audit sertifikasi, ada sejumlah hal perlu diketahui dan dilakukan oleh perusahaan.
- Perusahaan harus memenuhi dua syarat agar mendapatkan sertifikat ISO 9001, yaitu:
- Telah menerapkan sistem manajemen mutu IS0 9001:2015 sekurang-kurangnya tiga bulan.
- Lulus audit sertifikasi
- Mengajukan Audit Sertifikasi
Setelah organisasi menerapkan ISO 9001 minimal 3 bulan, Anda boleh mengajukan diri untuk diaudit ke badan sertifikasi yang dipilih. Badan sertifikasi kemudian meminta untuk mengirimkan dokumen ISO 9001 seperti pedoman mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, 6 prosedur wajib, prosedur kerja departemen / bagian. Anda juga diminta untuk mengirimkan bukti pelaksanaan internal audit dan rapat tinjauan manajemen.
- Menetapkan Konsultan ISO
ISO merupakan sebuah organisasi internasional yang mengurusi masalah standarisasi yang dijadikan sebagai patokan di seluruh dunia. Dalam membuat sebuah standarisasi yang baik, ISO tidak sembarangan menetapkannya tanpa melihat berbagai faktor.
Anggota yang bekerja di ISO harus bisa memperhatikan kesetaraan mutu di setiap negara. Untuk menjadikan standar yang adil maka dari itu pihak ISO tidak gegabah dan kemudian merekrut karyawan dari berbagai negara untuk bergabung dalam organisasi tersebut guna memberikan keseimbangan pada setiap standarisasi yang dibuat.
Baca juga :
Salah satu standarisasi yang dikeluarkan ISO adalah ISO 9001 yang merupakan sebuah standarisasi untuk mutu perusahaan dan produk yang dihasilkan. Untuk mendapatkan sertifikat dari ISO biasanya perusahaan tertentu memerlukan konsultan iso agar bisa lolos dengan baik dalam seleksi ISO.
Bagi perusahaan yang dinyatakan memenuhi syarat, maka Badan Sertifikasi akan mengeluarkan sertifikat bila perusahaan Anda dinilai tidak melakukan kesalahan fatal (temuan besar) yang biasanya diakibatkan oleh salah satu klausul dalam ISO 9001:2015 yang tidak diterapkan.
Setelah audit sertifikasi, Badan Sertifikasi ISO akan melakukan audit pengawasan yang dilakukan secara rutin enam bulan atau setahun sekali.
Leave a Reply